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【企业管理制度】IT-类设备采购标准管理制度

IT类设备采购标准管理制度

第一章总则

为规范公司IT类设备的采购流程，提高采购效率，确保采购质量，降低采购风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。IT类设备包括计算机、服务器、网络设备、存储设备及其他相关技术设备。

第二章目标与适用范围

2.1目标

本制度旨在通过统一的采购标准和流程，确保IT设备采购的透明性和合规性，提升采购决策的科学性与有效性，保障公司信息技术基础设施的高效运转。

2.2适用范围

本制度适用于公司内部所有部门在采购IT类设备时的行为规范及流程管理，包括但不限于：

-硬件设备（计算机、服务器、打印机等）

-网络设备（路由器、交换机、防火墙等）

-存储设备（硬盘、NAS、SAN等）

-其他相关服务（云服务、软件许可证等）

第三章法规依据

本制度依据以下法规及政策制定：

-《中华人民共和国合同法》

-《中华人民共和国招标投标法》

-《信息产业部令第33号—信息产品质量管理办法》

-公司内部《采购管理制度》

第四章管理规范

4.1采购责任分工

-采购部：负责IT类设备的整体采购管理，制定采购计划，组织采购流程，进行市场调研。

-使用部门：负责提出设备需求，协助采购部进行设备的选型和评估。

-财务部：负责对采购预算的审核，确保资金的合理使用。

-信息技术部：负责对设备的技术规范和性能要求提出建议，参与设备验收。

4.2采购预算

1.所有IT类设备的采购须在年度预算内进行。

2.使用部门需在每年度初提交设备采购需求及预算申请。

3.采购部根据预算审核情况进行采购计划的调整。

4.3采购方式

1.公开招标：采购金额超过公司规定的金额时，必须进行公开招标。

2.邀请招标：采购金额较大，但不超过公开招标金额时，可邀请3家以上供应商进行比价。

3.单一来源采购：在特殊情况下可由采购部提出申请，经公司高层批准后进行单一来源采购。

4.4供应商管理

1.采购部应定期评估供应商的资质和服务质量，建立供应商名录。

2.供应商的选择应考虑其技术能力、产品质量、售后服务及价格等因素。

3.对于不合格的供应商，应及时列入黑名单，禁止再次合作。

第五章操作流程

5.1需求提出

1.使用部门需填写《IT设备采购申请表》，明确采购需求、数量、预算及使用目的。

2.申请表需由部门负责人签字确认后提交至采购部。

5.2采购计划制定

1.采购部对需求进行审核，确认预算及技术要求。

2.根据需求制定采购计划，报公司高层审批。

5.3供应商选择

1.采购部根据采购金额及类型选择相应的采购方式。

2.进行市场调研，确定潜在供应商并索取报价。

3.对比各供应商的报价和服务，最终选择合适的供应商。

5.4合同签署

1.采购部与选定供应商协商，确定合同条款及价格。

2.合同需经法律顾问审核，确保条款合法合规。

3.合同签署后，采购部需将合同存档备查。

5.5设备验收

1.设备到货后，使用部门需进行验收。

2.验收内容包括设备外观、技术参数、数量等，验收合格后需填写《设备验收报告》。

3.如发现问题，需及时与供应商沟通，进行退换货处理。

5.6付款流程

1.设备验收合格后，采购部需向财务部提交付款申请。

2.财务部审核后，根据合同约定进行付款。

第六章监督机制

6.1监督与检查

1.采购部需定期对采购流程进行自查，确保制度的执行情况。

2.公司内部审计部应定期对采购活动进行审计，检查合规性及预算执行情况。

6.2记录与反馈

1.所有采购过程中的文件（申请表、合同、验收报告等）应进行归档保存。

2.对于采购中遇到的问题，各部门应及时反馈至采购部，以便改进流程。

6.3绩效考核

1.对采购部和使用部门的绩效进行考核，重点关注采购效率、成本控制及供应商管理等方面。

2.绩效考核结果将作为年终评优的重要依据。

第七章附则

1.本制度由采购部负责解释，所有部门应严格遵守。

2.本制度自发布之日起实施，并定期进行评审与更新，以适应公司发展和市场变化。

通过上述制度的实施，旨在为公司IT设备采购提供规范化的管理，提升采购效率，降低风险，确保公司信息化建设的顺利进行。