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全面合同管理实施方案

一、方案目标与范围

1.1目标

全面合同管理实施方案旨在通过科学的管理方法和系统的管理工具，提升合同管理的效率和透明度，降低合同执行风险，确保合同的合法性与合规性，最终实现合同管理的标准化和数字化。

1.2范围

本方案适用于公司内部所有部门的合同管理，包括但不限于供应链管理、销售管理、法律合规、财务管理等。方案涵盖合同的起草、审核、签署、执行、变更及终止等全生命周期。

二、组织现状与需求分析

2.1现状

经过初步调研，发现当前合同管理存在以下问题：

-合同信息分散，缺乏统一的管理平台。

-合同审核流程不规范，导致审批时间长。

-合同履行跟踪不及时，易产生违约风险。

-合同变更和终止缺乏记录，难以追溯。

2.2需求

为解决上述问题，需建立一个集中、规范、易操作的合同管理体系，满足以下需求：

-统一的合同信息管理平台，方便合同信息的查询和统计。

-规范化的合同审核流程，缩短合同审批时间。

-实时跟踪合同履行情况，降低违约风险。

-完善的合同变更和终止记录，确保信息可追溯。

三、实施步骤与操作指南

3.1制定合同管理制度

-明确合同管理的职责分工，成立合同管理委员会，负责全公司的合同管理工作。

-制定合同管理的相关制度，包括合同审批流程、合同履行跟踪及合同变更管理等。

3.2选择合同管理工具

选择适合公司规模和需求的合同管理软件，如SAPAriba、ContractWorks或其他可定制的合同管理系统，确保系统具备以下功能：

-合同存储与检索

-合同审批流程管理

-合同履行跟踪与提醒

-数据分析与报表生成

3.3建立合同模板库

-根据不同类型的合同（如采购合同、销售合同、服务合同等），制定标准化的合同模板。

-确保所有合同模板经过法律审核，符合相关法律法规。

3.4培训与推广

-定期组织合同管理培训，确保所有相关人员熟悉合同管理制度及工具的使用。

-推广合同管理的最佳实践，鼓励各部门分享成功经验。

3.5定期审核与评估

-每季度对合同管理实施情况进行评估，分析合同履行情况、违约事件及合同变更情况。

-根据评估结果，持续改进合同管理制度和流程。

四、具体实施方案

4.1合同管理流程

1.合同起草：使用标准化模板，由相关部门负责人起草合同。

2.合同审核：合同草案提交合同管理委员会审核，确保合法合规。

3.合同签署：审核通过后，合同由双方签署并存档。

4.合同执行：合同履行过程中，合同管理系统实时跟踪履行情况。

5.合同变更：如需变更，提交变更申请，经过审核后更新合同信息。

6.合同终止：合同履行完毕后，由相关部门负责归档。

4.2数据管理与分析

-在合同管理系统中，建立合同数据库，记录合同的基本信息、履行情况及变更记录。

-定期生成合同管理报表，分析合同执行情况、违约频率及变更原因，为管理决策提供依据。

4.3成本效益分析

-通过规范化的合同管理，预计能减少合同审批时间30%，降低合同违约风险20%。

-以往合同管理的人工成本约为每年50万元，实施新方案后，预计可降低至35万元。

-合同管理系统的初期投资约为20万元，后续维护费用每年约为5万元。

五、实施时间表

|阶段|时间|任务内容|

|方案设计|第1个月|完成全面合同管理实施方案文档|

|制定制度|第2个月|制定合同管理制度及流程|

|工具选择与培训|第3个月|选择合同管理工具，进行培训|

|模板库建设|第4个月|建立合同模板库|

|试运行与反馈|第5-6个月|试运行合同管理流程，收集反馈|

|正式实施与评估|第7个月起|正式实施方案，定期评估|

六、总结

通过实施全面合同管理方案，我们将能有效提升合同管理的效率与透明度，降低合同执行风险，实现合同管理的标准化与数字化。希望各部门通力合作，共同推动方案的实施，确保方案的可执行性和可持续性。