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SHAPE
工程档案管理作业指引
编号：SJ-GC-ZY010
版号：A/0
页码：第PAGE2页共NUMPAGES9页
工程档案管理作业指引
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工程档案管理作业指引
指引概况
目的
加强建设工程文件的归档整理工作，建立完整准确的工程档案，顺利通过档案验收和竣工验收，并保障后期物业管理和项目后评估的档案使用。
适用范围
适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。
定义
建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。
主导及参与部门
项目管理部
部门
流程中承担职责
项目管理部
负责施工过程的工程文件档案管理；
负责代表建设单位收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；
负责组织工程档案验收；
负责工程档案移交档案馆。
工作程序
施工过程项目管理部文件档案分类
A册：公司管理规范
工程管理控制文件一套
项目管理部职责及人员架构表
B册：合同文件
施工合同文件
监理合同文件
材料采购合同文件
合同登记汇总表
施工合同月报
C册：公司内部来往文件
发文：送公司报告
发文：发合约部文
发文：发设计管理部文
发文：发成本管理部文
收文：合约部来文
收文：设计管理部来文
收文：成本管理部来文
D册：监理单位往来文件
《监理人员登记表》及证明资料
监理规划
监理细则
监理例会纪要
监理备忘录及专题报告
监理月报及审核意见
发监理单位文件
E册：与施工单位来往文件
施工组织设计
施工方案
工程联系单
报告及函件
F册：设计变更、技术洽商和工程签证
设计变更
技术洽商
工程签证
G册：计划管理
总进度控制计划及评审记录
施工图纸交付计划
施工单位进场计划
甲供材料进场计划
资金使用计划
总进度计划（施工单位）
月计划（施工单位）
周计划（施工单位）
H册：作业指导书
工程管理指导书
技术交底记录
Ｉ册：材料设备管理
封样登记一览表
收（调）料单
设备调试验收记录
J册：进度款支付
工程进度款审批单
物资进度款审批单
扣款通知单
奖/罚款通知单（J4）
K册：会议纪要
公司工程检查例会纪要
现场工作协调会纪要
甲方召集专题会议纪要
项目管理部内部会议纪要
项目管理部文件索引目录
项目管理部文件按上述方法进行分类，每个文件夹须有《文件卷目总索引表》、《文件卷索引表》、《文件目录表》此三级索引表，以便对归档文件进行检索；
《文件卷目总索引表》列明归档文件各卷目编号及名称，贴于文件夹外，以便于检索；
《文件卷索引表》列明本卷归档文件的分类及名目；
《文件目录表》作为记录文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题及归档时间。
项目管理部文件夹标签
文件须以文件夹分类存放，文件夹侧面以标签进行标识；
标签上须标明项目名称、卷目名称及卷目编号；
各文件夹按卷目编号进行排放。
项目管理部移交公司文件
工程完工后在项目管理部撤消时，项目管理部须将上述十二册内容移交办公室部。
工程竣工后文件归档基本要求
在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，项目管理部代表建设单位，组织公司相关部门应履行下列职责：
在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；
收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；
负责组织、监督和检查施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；
收集和汇总建设单位、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；
项目管理部负责督促施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
项目管理部、监理单位负责督促总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
项目管理部负责对接城建档案管理机构对工程文件的立卷归档工作进行的监督、检查、指导。在工程竣工验收前，项目管理部负责交付工程档案至城建档案管理机构进行验收，验收合格后，取得《建设工程档案验收意见书》，获取《建设工程档案移交书》。
归档文件的质量要求
归档的工程文件应为原件。
工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
工
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