人事档案归档制度范文（二篇）.pdfVIP

人事档案归档制度范文

一、背景介绍

人事档案是组织管理中不可或缺的一环，对于保障人员信息的秘

密性、完整性和准确性具有重要的意义和作用。为了更好地管理人事

档案，提高办公效率，确保档案工作的规范化和科学化，制定人事档

案归档制度是必不可少的。

二、目的和意义

1.目的：制定人事档案归档制度的目的是为了确保人事档案的有

序管理，提高档案的安全性和可查性，保护员工的合法权益，为组织

的发展提供可靠的人力资源支持。

2.意义：

（1）保护员工的隐私权：人事档案包含了员工个人的隐私信息，

制定归档制度可以有效保护员工的隐私权，防止信息泄露和滥用。

（2）提高办公效率：规范的归档制度可以提高档案的整理、检索

和利用效率，减少不必要的工作流程，节约人力资源。

（3）为决策提供依据：人事档案是组织决策的重要依据，制定归

档制度可以确保档案的完整性和准确性，为组织的决策提供可靠的依

据。

三、适用范围

本制度适用于组织内所有与人事档案有关的工作和人员，包括但

不限于录用、晋升、调动、离职等。

四、档案归档原则

1.完整性原则：归档的档案必须包含所有与该员工有关的必要信

息，确保档案的完整性。

第1页共7页

2.准确性原则：归档的档案必须真实、准确地反映员工的个人信

息和工作经历。

3.必威体育官网网址性原则：归档的档案必须保护员工的隐私权，严禁将档案

信息泄露给未经许可的人员或单位。

4.可查性原则：归档的档案必须便于查找和检索，确保档案的高

效利用。

五、档案归档程序

1.登记归档：新录用员工的档案应立即进行登记归档，包括个人

基本信息、合同、考核、晋升及奖惩等内容。

2.分类归档：按照人员类别、岗位职务等因素对档案进行分类归

档，便于管理和查找。

3.排序归档：按照时间先后顺序对档案进行排序归档，确保档案

的时效性和顺序性。

4.登记存档：签订档案借阅登记表，记录借阅人、借阅时间、借

阅目的和档案信息等内容，以备借阅查阅。

5.档案装订：对重要档案进行装订，加强档案的整体性和防护

性。

六、档案保管措施

1.物理保管：采取专用的档案柜、档案袋等物理设施进行保管，

确保档案的安全和完整性。

2.电子保管：对电子档案进行加密存储，确保档案的安全性和防

止篡改。

3.权限控制：对档案的查阅和借阅进行权限控制，确保档案的机

密性和不被恶意使用。

第2页共7页

4.定期检查：定期对档案进行检查，发现问题及时进行整改，确

保档案的准确性和完整性。

5.灭失备份：定期对档案进行灭失备份，防止档案遗失造成不可

恢复的损失。

七、档案借阅管理

1.登记借阅：借阅人在借阅档案时应填写借阅登记表，并提供合

理的借阅理由。

2.审批借阅：借阅申请经主管部门审批后方可出库，确保借阅行

为的合规性和合理性。

3.限期归还：借阅人按期归还档案，如有延期需及时办理延期手

续，逾期未归还的档案将追究责任。

4.阅览室管理：设立专门的档案阅览室，安排专人管理，保证借

阅人能够方便、快捷地查阅档案。

5.档案销毁：对于无需保留的档案，应按照规定的期限进行销

毁，确保档案的及时清理和更新。

八、档案安全措施

1.防火防盗：对存放档案的办公区域进行防火和防盗措施，确保

档案的安全。

2.定期备份：定期对档案进行电子和物理备份，防止突发事件导

致档案遗失。

3.灰尘防护：定期对档案柜进行清洁和防尘处理，防止档案出现

污损。

4.湿度控制：保持档案存放区域的适宜湿度，防止档案受潮和变

形。

第3页共7页

5.虫害预防：定期对档案进行虫害防治，确保档案的安全和可用

性。

九、档案归档的责任

1.人事部门负责制定和宣传档案归档制度，监督执行情况。

2.部门负责人负责本部门档案的归档工