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公司印章使用管理制度

一、目的

为加强公司印章管理，规范印章使用流程，确保公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有印章的使用管理，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人私章等。

三、印章的保管

1.专人保管原则

公司各类印章应指定专人负责保管。公章由公司综合管理部门指定专人保管；合同专用章由合同管理部门或法务部门指定专人保管；财务专用章由财务部门负责人指定专人保管；法人私章由法人本人或其授权人保管。

2.保管安全要求

印章保管人应妥善保管印章，将印章存放在带锁的专用抽屉或保险柜内，确保印章在非使用状态下的安全。保管人不得擅自将印章委托他人代管，如有特殊情况需临时委托他人保管，应经主管领导批准，并做好交接记录。

四、印章的使用范围

1.公章

用于公司对外发布的文件、函件、证明、介绍信等正式文书，以及需要以公司名义对外开展的重要业务活动相关文件。

2.合同专用章

专门用于签订各类合同、协议等具有法律效力的契约性文件。

3.财务专用章

用于公司财务相关的票据、报表、凭证等财务文件，以及银行结算业务等涉及财务收支的活动。

4.法人私章

与公司法定代表人签字具有同等法律效力，用于公司法定代表人授权的特定文件或业务，常与财务专用章或公章配合使用。

五、印章使用流程

1.一般文件用印流程

申请：使用人填写《印章使用申请表》，注明使用印章的名称、事由、文件名称、份数等信息。

审批：申请表按公司规定的审批权限进行审批。一般文件经部门负责人审核、分管领导批准；重要文件需经公司总经理或董事长批准。

用印：经批准后，使用人持申请表和需盖章的文件到印章保管人处用印。印章保管人核对申请表和文件内容无误后，进行盖章操作，并在申请表上签字确认。

2.合同用印流程

合同起草与审核：合同承办部门负责合同的起草，并提交法务部门或公司法律顾问进行合法性审核。

申请：审核通过后的合同，由承办人填写《合同用印申请表》，详细注明合同对方当事人信息、合同主要条款、合同金额等内容。

审批：根据合同金额和性质，申请表按相应审批权限进行审批。重大合同需经公司总经理办公会或董事会审议通过后，报董事长批准。

用印：审批完成后，承办人将合同文本及申请表交印章保管人。印章保管人再次核对合同信息与审批意见一致后，加盖合同专用章，并做好用印登记。

3.紧急用印流程

在特殊紧急情况下，如因业务需要必须立即用印且无法按正常流程审批时，使用人可通过电话或其他快捷方式向有权审批人报告，经同意后可先用印，但事后必须补办完整的审批手续。补办手续应在紧急情况解除后的[X]个工作日内完成。

六、印章使用的监督与检查

1.公司综合管理部门应定期对印章的使用情况进行检查，检查内容包括印章使用的审批手续是否完备、用印文件是否与申请内容一致、印章保管是否安全等。

2.印章保管人应建立印章使用登记台账，详细记录每次印章使用的日期、用印文件名称、使用人、审批人等信息。台账应定期整理归档，以备查阅。

3.对于违反印章使用管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等；给公司造成经济损失或不良影响的，将依法追究相关人员的法律责任。

七、印章的刻制、变更与销毁

1.刻制

公司印章的刻制由综合管理部门统一负责办理。刻制新印章需经公司总经理批准，并选择有资质的印章刻制单位。新印章刻制完成后，应在公安机关指定的印章备案系统进行备案登记。

2.变更

因公司名称变更、印章磨损等原因需要更换印章时，原印章应按规定程序进行封存或销毁，同时启用新印章。新印章的启用应发布正式通知，告知公司内部各部门及相关业务单位。

3.销毁

印章因损坏、过期或公司注销等原因需要销毁时，由综合管理部门负责组织销毁工作。销毁过程应进行记录，包括印章名称、销毁时间、销毁方式等信息，并由参与销毁人员签字确认。

八、附则

1.本制度由公司综合管理部门负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起生效实施。如有未尽事宜，可参照国家有关法律法规及公司其他相关规定执行。