人事档案管理制度模板模版（三篇）.pdfVIP

人事档案管理制度模板模版

目录

一、总则

1.1目的和适用范围

1.2法律法规依据

1.3术语和定义

二、档案的建立与归档

2.1档案管理的责任部门

2.2员工档案的建立

2.3档案的分类与编号

2.4档案的检查、整理、存储与归档

2.5档案必威体育官网网址和备份策略

三、档案的使用与查询

3.1档案的使用权限

3.2档案的查阅与借阅

3.3档案的引用与复制

3.4档案的转交与销毁

四、档案的保管期限和报废

4.1档案的保管期限

4.2档案的报废程序和要求

五、附则

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5.1档案迁移和转储

5.2档案管理制度的宣传和培训

5.3档案管理制度的评估和修订

一、总则

1.1目的和适用范围

本制度旨在规范公司内部的人事档案管理工作，保证人事档案的

完整性、准确性和可用性，维护员工合法权益，保障公司与员工的利

益。

本制度适用于全体公司员工的人事档案管理工作。

1.2法律法规依据

本制度制定依据《劳动法》、《档案法》及相关法律法规的规

定。

1.3术语和定义

1.3.1人事档案：指公司对员工在职期间的个人信息、合同、奖惩

记录、证照等有关资料的归档和管理。

1.3.2档案管理：指对人事档案的收集、整理、存储、使用、查

询、保护、迁移、转储等一系列活动的管理工作。

二、档案的建立与归档

2.1档案管理的责任部门

人事部门负责公司内部的档案管理工作，具体责任包括档案的建

立、整理、存储、归档、必威体育官网网址等。

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2.2员工档案的建立

员工入职后，人事部门负责建立员工档案，包括但不限于以下资

料：个人基本信息、合同和协议、培训记录、考勤和请假记录、绩效

评估记录、奖惩记录、离职手续等。

2.3档案的分类与编号

为便于管理和检索，人事部门将员工档案按照一定的分类规则进

行归类和编号，分类标准包括但不限于岗位、部门、入职时间等。

2.4档案的检查、整理、存储与归档

人事部门定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整性和准确

性。档案应存放在封存的文件柜中，确保安全可靠，并按照一定的归

档规则进行分类和编号。

2.5档案必威体育官网网址和备份策略

人事部门需对档案信息进行严格必威体育官网网址，未经授权人员不得查阅、

复制和使用档案信息。同时，人事部门应定期进行档案的备份，确保

档案信息不会因意外事故导致的丢失。

三、档案的使用与查询

3.1档案的使用权限

档案的使用权限按照员工的岗位和职责进行划分，只有经过授权

的员工才能使用档案信息，并且需在使用时记录使用情况，遵循必威体育官网网址

原则。

3.2档案的查阅与借阅

第3页共12页

员工有权查阅自己的档案信息，需提前向人事部门申请，并按照

规定的程序进行查阅。离职员工只能查看离职前的档案信息。

其他员工如需查阅或借阅档案信息，需提供合理的理由，并经过

人事部门的批准。

3.3档案的引用与复制

档案信息使用过程中如需引用或复制，需经过人事部门的授权和

记录。引用或复制后的档案信息应保证准确性，并且不得用于违反公

司规定和法律法规的行为。

3.4档案的转交与销毁

员工的档案在离职时，人事部门需按照规定的程序将档案转交给

相应的部门负责人，并在档案转交记录中进行备案。

档案达到保管期限后，人事部门会根据公司的规定进行销毁。销

毁程序应包括报批、审批、公示等一系列程序，并记录销毁情况。

四、档案的保管期限和报废

4.1档案的保管期限

档案的保管期限按照公司规定的档案管理要求进行分类，包括但

不限于永久保存、长期保存、定期保存等。不同档案的保管期限根据

法律法规和公司的规定进行设定。

4.2档案的报废程序和要求

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档案达到保管期限后，人事部门需按照公司