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建筑施工企业项目档案归档管理制度

第一章总则

为加强建筑施工企业项目档案的管理，确保档案的安全、完整与有效利用，提高档案管理的科学化和规范化水平，特制定本管理制度。项目档案是反映施工项目全过程的重要文件材料，是项目管理、评估与决策的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于本企业所有施工项目的档案管理，包括但不限于设计文件、施工记录、验收资料、合同文件、变更记录、会议纪要等。所有参与项目的部门及人员均须遵守本制度。

第三章法规依据

本制度依据以下法律法规和行业标准制定：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《建筑工程施工质量管理条例》

3.《建筑工程项目管理规范》

4.《建筑施工企业档案管理规范》

第四章目标

1.确保项目档案的完整性和真实性，提高档案利用效率。

2.规范项目档案的收集、整理、归档和保管流程。

3.加强对项目档案管理的监督与评估，确保制度的有效实施。

4.提高员工对档案管理重要性的认识，增强档案管理意识。

第五章管理规范

5.1档案的收集与整理

1.项目经理负责组织项目档案的收集与整理，确保资料的完整性和准确性。

2.收集的档案应包括但不限于以下内容：

-项目立项文件

-设计图纸及变更文件

-施工合同及补充协议

-施工日志及现场记录

-质量检验和验收记录

-会议纪要及重要决策文件

3.档案材料应按时间顺序、类型进行分类整理，确保查阅方便。

5.2档案的归档

1.项目档案应在项目完工后30日内进行归档，归档材料必须经过项目经理审核。

2.归档材料需按规范填写归档清单，清单中应逐项列出归档文件的名称、数量及归档日期。

3.归档后的文件应统一存放于专用档案柜，档案柜应具备防火、防潮、防盗等安全措施。

5.3档案的保管

1.档案管理部门负责项目档案的保管工作，专人专柜，定期检查档案的完整性。

2.档案库房应设有安全防护措施，未经授权的人员不得进入。

3.每年至少进行一次档案的清查，确保档案的完整性和有效性。

5.4档案的查阅与借用

1.项目档案的查阅需填写查阅申请表，经过档案管理部门审核批准后方可查阅。

2.借用档案的，需填写借用登记表，并由借用人和档案管理人员签字确认，借用期限不得超过30日。

3.借用期满后，借用人须及时归还，并接受档案管理部门的检查。

5.5档案的转递与销毁

1.档案转递应采取密封包装，确保档案的安全性和完整性，同时填写转递通知单。

2.对于不再保存的档案，需经过项目经理和档案管理部门审核，按照相关法律规定进行销毁，并做好销毁记录。

第六章监督机制

1.企业设立档案管理监督小组，负责监督本制度的执行情况，定期检查档案工作。

2.监督小组可对档案管理工作进行评估，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

3.每年进行一次档案管理工作总结，评估制度的实施效果，并提出改进建议。

第七章附则

1.本制度由企业档案管理部门负责解释和修订，自发布之日起实施。

2.本制度的修订需经过企业管理层批准，确保制度的适用性和有效性。

3.本制度自发布之日起生效，任何部门和个人不得随意更改或忽视本制度的规定。

第八章实施细则

1.所有参与项目档案管理的人员，需接受定期的档案管理培训，提高相关技能和意识。

2.建立项目档案信息化管理平台，推动档案的数字化和信息化管理，提高档案管理效率。

3.定期组织档案管理经验交流，分享优秀案例和管理方法，促进企业档案管理水平的提高。

结语

通过本制度的实施，不仅能够提高项目档案管理的规范性和有效性，还能为企业的可持续发展提供重要支撑。希望全体员工能够认真遵守本制度，积极参与到项目档案管理中，共同推动企业的发展与进步。