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物业印章管理制度

第一章总则

为规范物业管理公司印章的使用和管理，确保印章安全、有效、合法地运用，防止伪造、滥用和泄漏，特制定本制度。印章是物业管理公司开展各项业务、签署合同、文件及其他法律行为的重要工具，合理的印章管理机制是保障公司合法权益的重要基础。

第二章适用范围

本制度适用于浙江zz物业管理有限公司（以下简称“公司”）及其各下属单位的印章管理工作。所有涉及印章的使用、审核、保管、登记及相关人员均需遵守本制度。

第三章印章管理目标

1.确保印章的安全性、完整性及有效性，防止印章的遗失、损坏或被不当使用。

2.规范印章的使用流程，提高印章使用的透明度和可追溯性。

3.保障公司在法律上的合法权益，防范潜在法律风险。

第四章印章的种类与责任

公司印章主要包括：

1.法人章：用于签署合同、法律文件及其他需要公司法定代表人签字的事项。

2.财务章：用于财务报表、付款凭证及其他财务相关文件的签署。

3.合同章：用于合同的签署及相关文件的盖章。

4.其他专用章：包括人事章、行政章等，视具体使用情况而定。

各类印章的管理责任如下：

-法定代表人：对法人章的使用和管理负有最终责任。

-财务部门：对财务章的使用和监督负责，确保其合法合规。

-综合管理部门：负责合同章及其他专用章的监督和管理，确保印章使用的合规性。

第五章印章使用流程

5.1申请使用印章

1.使用印章前，需填写《印章使用申请表》，包括使用事由、使用时间、印章类型及申请人签字。

2.申请表需由相关部门负责人审核并签字确认。

5.2审核与批准

1.综合管理部门对印章使用申请进行审核，确保申请理由合理、合规。

2.审核通过后，方可使用印章，未获批准不得擅自使用。

5.3印章使用记录

1.使用印章后，申请人需在《印章使用登记簿》上进行详细记录，包括使用时间、事由、印章类型、使用人及审核人签字。

2.印章使用完毕后，申请人需将印章归还并由管理人员进行核对。

第六章印章保管与安全措施

6.1印章保管

1.公司印章应由综合管理部门指定专人负责保管，印章存放在专用的保险柜内，确保安全。

2.非经法定代表人或综合管理部门负责人批准，任何人不得私自取用印章。

6.2印章使用安全措施

1.对印章的使用进行定期检查，确保其使用情况良好、记录完整。

2.发生印章遗失、损坏或被盗情况时，须立即报告公司领导，并采取相应的补救措施。

第七章印章的销毁与变更

7.1印章的销毁

1.对于不再使用的印章，需由公司法定代表人签字确认，并进行销毁。

2.销毁过程需在监督下进行，确保印章无法再被使用。

7.2印章的变更

1.如需更换印章，需由法定代表人提出申请，综合管理部门审核后方可进行。

2.新印章制作完成后，需进行备案，并注销旧印章。

第八章监督与评估机制

8.1监督机制

1.综合管理部门定期对印章管理情况进行检查，确保制度执行到位。

2.对违反印章管理制度的行为，应进行严肃处理，视情节轻重给予相应的处罚。

8.2评估机制

1.每年对印章管理制度进行评估，收集各部门的反馈意见，根据实际情况进行调整和完善。

2.定期召开会议，讨论印章管理工作中出现的问题，并提出改进措施。

第九章附则

1.本制度由综合管理部门负责解释，自颁布之日起实施。

2.本制度自发布之日起生效，若有修订，需经过公司管理层的审议和批准。

结束语

本物业印章管理制度旨在通过规范印章的使用和管理，保障公司合法权益，提升办公效率。希望全体员工能够严格遵守，推动公司良性发展。