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物业会议管理制度

第一章总则

为推进物业管理工作的规范化、标准化，提高物业管理服务质量，确保业主、住户及物业管理公司之间的沟通顺畅，特制定本物业会议管理制度。通过规范会议的召开、记录、决策及反馈，促进各方利益的充分表达与协商，保障物业管理工作有效开展。

第二章制度目标

1.明确会议目的：通过会议形式，解决物业管理中存在的问题，沟通信息，提升服务质量。

2.规范会议流程：确保会议的召开、记录、决策和反馈过程有章可循，提高会议效率。

3.促进沟通交流：加强业主、住户与物业管理公司之间的相互理解与信任，增强社区凝聚力。

第三章适用范围

本制度适用于浙江ZZ物业管理有限公司及其管理的所有社区、住宅小区的各类会议，包括但不限于：

1.业主大会

2.物业管理委员会会议

3.物业管理公司内部会议

4.业主投诉及建议反馈会议

第四章会议管理规范

第1节会议召集

1.会议召集人：由物业管理公司负责人或物业管理委员会指定的代表担任。

2.会议通知：会议召集人需提前7天以书面形式通知与会人员，通知内容包括会议时间、地点、议程及需准备的材料。

3.议题征集：业主可通过电话、邮件或在物业管理处提交会议议题，物业管理公司应在会议通知中列出全部议题。

第2节会议记录

1.记录员：每次会议需指定专人负责记录，记录内容包括与会人员名单、会议议程、讨论内容、决策事项及责任人。

2.记录格式：会议记录应采用标准格式，确保内容完整、清晰，会议记录需在会议结束后3天内整理完成。

3.记录存档：会议记录需由物业管理公司存档备查，保存期限不少于3年。

第3节会议决策

1.决策方式：会议决策可采取表决方式，表决通过的事项需形成决议，决议内容应包括事项、通过情况、责任人及完成时限。

2.决策透明：会议决策过程需公示，确保透明度，增强业主对物业管理工作的信任。

第4节会议反馈

1.反馈机制：会议结束后，物业管理公司应在5个工作日内通过公告栏、微信群或邮件等方式向全体业主反馈会议决策及执行情况。

2.意见征集：物业管理公司应定期征集业主对会议决策的意见和建议，以便持续改进会议管理和物业服务。

第五章会议监督机制

第1节监督责任

1.物业管理委员会：对会议的召开、记录及决策过程进行监督，确保会议管理制度的执行。

2.业主监督：业主可对会议程序、记录及决策提出意见和质疑，物业管理公司需及时回复。

第2节违规处理

1.违规行为：如发现会议记录不实、会议决策不透明等情况，物业管理委员会有权要求重新召开会议。

2.处理措施：对违反会议管理制度的人员，物业管理公司可视情节轻重给予警告、降职或解除劳动合同等处理。

第六章附则

1.解释权：本制度由浙江ZZ物业管理有限公司解释。

2.生效日期：本制度自发布之日起生效，所有物业管理工作人员及业主应严格遵守。

3.修订流程：本制度如需修订，需经物业管理委员会讨论，通过后方可执行。

第七章附录

附录A：会议记录模板

会议记录

会议时间：____年__月__日

会议地点：____________________

会议召集人：____________________

记录员：____________________

与会人员：

1.____________________

2.____________________

3.____________________

...

会议议程：

1.____________________

2.____________________

3.____________________

讨论内容：

1.____________________

2.____________________

3.____________________

决策事项：

1.____________________责任人：______完成时限：______

2.____________________责任人：______完成时限：______

反馈意见：

______________________________________________________________________________

记录人签名：____________________

附录B：业主会议通知模板

业主会议通知

尊敬的业主：

为了提升物业管理服务质量，解决小区内存在的问题，我们将于____年__月__日召开业主大会，会议具体安排如下：

会议时间：____年__月__日_______（具体时间）

会议地点：____________________

会议议程：

1.____________________

2.____________________

3.