UL2799TUV废弃物零填埋- 文件控制程序.doc

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东莞市XX制品有限公司

程序文件

编号：XX-ZWP-16

版本：A0

页数：共4页

文件控制程序

编制

黄XX

审核

王XX

批准

日期

2024-3-1

日期

2024-3-1

日期

修改记录

编制/修改号

编制/修改日期

编制/修改内容

编制/修订人

审核人

批准人

A0

2024-3-1

新版

黄XX

王XX

AAA

本文件发放范围

各职能部门

1.目的

保证公司废弃物零填埋管理体系文件处于受控状态和使用有效版本的文件，防止作废文件的非预期使用，保证文件工作的正常进行，特制定本程序文件。

2.适用范围

适用于为保证公司废弃物零填埋管理体系各过程有效运行，各部门和各级人员须遵照执行的各类文件。

3.职责

3.1公司行政部负责公司的文件控制管理工作，负责文件的编号、发放、回收、处理，并对各部门的文件管理和使用情况进行监督检查。

3.2各部门负责编写其主管过程的控制文件。

4.工作程序

4.1文件分类

a)管理手册

b)程序文件

c)各部门编写的相关支持性文件。

d)公司废弃物零填埋管理体系中需使用的体系记录。

e)外来文件

4.2文件编写及批准

4.2.1文件编写人应对文件内容负责，保持文件内容清晰，不与其他有效文件内容发生矛盾。

4.2.2各类文件编写完成后，经主管领导审核文件内容的充分性与适宜性，经批准后方可下发。

a)管理手册由管理者代表组织品质部人员进行编写，管理者代表审核，总经理批准；

b)程序文件由部门负责人编写，管理者代表审核，总经理批准；

c)支持性文件由部门负责人编写，管理者代表审核，总经理批准；

d)体系记录由相关部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准；

e)外来文件由收集部门负责人审核，管理者代表审核批准。

f)临时文件由有需要的部门负责人审核，管理者代表审核批准。

4.2.3文件的审核批准须由文件编写部门负责人在文件上签字，管理者代表定期对各类文件进行审查。

4.3文件编号

4.3.1公司规定对废弃物零填埋管理体系文件应进行编号，以便于文件的识别和检索。

4.3.2文件编号规则

a)管理手册：公司简称/废弃物零填埋管理体系简称/手册简称

如：XX-ZWSC

b)程序文件：公司简称/废弃物零填埋管理体系程序文件简称-文件序号

如：XX-ZWP-01

c)部门编写的相关支持性文件：

公司简称/废弃物零填埋管理体系简称/管理制度简称-文件序号

如：XX-ZW-WI-01

d)外来文件延用其原有文件编号，若原文件无编号时，则按XX-WLWJ-01,02……（XX表示公司名称的缩写，WLWJ表示外来文件的缩写，01,02……表示序列号）对外来文件进行编号。外来文件需记录于《外来文件清单》中。

4.3.3公司及各职能部门文件由行政部统一编号。

4.4文件的发放与回收

4.4.1公司及各职能部门文件由行政部统一发放，外来文件的识别和分发流程参照《外来文件管理规定》。

4.4.2文件（包含外来文件、临时文件等）发放前均应加盖”受控文件”章。

4.4.3发放文件部门应保留《文件发放和回收记录表》，领用人须签字。

4.4.4管理手册、程序文件换版、作废，行政部应将作废文件回收，并做文件回收登记。其他文件是否回收由行政部决定。

4.4.5受控文件发生丢失、损坏，文件领用人应说明原因，由原发文部门补发新文件，用原有文件分发号。

4.4.6行政部应编制公司《废弃物零填埋管理体系文件清单》，作为文件控制的依据，并应对《废弃物零填埋管理体系文件清单》内容及时调整，以防止作废文件的非预期使用。

4.5文件的修改和借阅

4.5.1文件修改时机

a、当体系标准发生改变时；

b、当作业指导书不满足目前生产时的品控要求时，如5M1E及产品设计发生变更时；

当受控文件需要修改时，需由责任部门负责人提出，并按原审批手续进行批准方可实施。

4.5.2文件修改模式

4.5.2.1当文档需要修订时，应在程序文件或制度文件封面“修改记录”栏进行描述，写明修改号、修改日期、修改内容、修订人、审核、批准人作为文件修改的依据。SOP则需注明修订日期及版本号。

4.5.2.2设定首发文件的版本状态号为A0(A为版本号,0为修订号)，当文件修订超过10次,或一次性修订超过1/2页次,或累计修订超过2/3页次,则对文件进行换版升级，对于记录表单则每次对格式修订均进行换版升级，电子文件、纸质文件应相应更新

4.5.3文件修改可采用换页及划改方式进行。

a)换页方式由发放文件部门将新页下发到文件持有人自行替换，所换旧页可自行销毁。

b)划改方式由文件持有人在原文字上划一横线，将替换文字写在附近空白处，并加盖“受控文件”章。

备注：本公司一般采用换页的形式进行。

4.5