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行政办公用品管理制度

第一章总则

为加强公司行政办公用品的管理，规范采购、使用、保管和报废流程，提高办公效率，降低成本，保障办公环境的整洁和高效，根据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。

第二章目标

1.规范办公用品的采购、使用和管理流程。

2.确保办公用品的合理配置和有效使用。

3.降低办公成本，提高资源利用率。

4.保障办公环境的整洁与高效。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工在使用和管理行政办公用品时的相关行为。

第四章管理规范

4.1办公用品的分类

办公用品分为以下几类：

-消耗品：如纸张、墨盒、文具等，使用后无法返回至原状态的办公用品。

-耐用设备：如打印机、复印机、电脑等，使用后仍可继续使用的办公设备。

-家具：如办公桌、椅子、文件柜等，长期使用的办公设施。

4.2办公用品的采购

1.采购申请：

-各部门需根据实际需求填写《办公用品采购申请表》，并附上预算说明。

-采购申请须经部门负责人审核后提交至行政部。

2.采购审批：

-行政部收到采购申请后，进行预算审核，确保符合公司预算标准。

-采购金额在5000元以上的申请需提交管理层审批。

3.供应商选择：

-行政部负责对合格供应商进行评估，并维护供应商名录。

-采购时应优先选择已审核合格的供应商。

4.3办公用品的使用

1.使用原则：

-办公用品应仅用于公司业务活动，不得私用。

-使用过程中应保持办公用品的整洁，避免浪费。

2.领用流程：

-员工需填写《办公用品领用单》，经部门负责人签字确认后方可领取。

-定期（如每月）对办公用品的使用情况进行统计和分析。

3.库存管理：

-行政部应定期对办公用品进行盘点，确保库存情况透明。

-每季度进行一次全面的库存清查，记录库存的实际数量与申报数量的差异。

4.4办公用品的保管

1.保管责任：

-各部门应指定专人负责办公用品的保管与管理。

-保管人员需定期对库存进行核对，并确保办公用品的安全。

2.存储环境：

-办公用品应存放在干燥、通风的环境中，避免潮湿和阳光直射。

-特殊设备需按厂家要求进行存储。

4.5办公用品的报废

1.报废申请：

-办公用品因损坏、过期或不再使用需报废时，须填写《办公用品报废申请表》。

-报废申请须经部门负责人及行政部审核后，方可进行报废处理。

2.报废处理：

-报废办公用品应由行政部负责回收处理。

-对于可回收的办公用品，应尽量进行资源再利用。

第五章执行流程

5.1采购执行流程

1.提交采购申请→负责人审核→行政部预算审核→管理层审批（如需）→采购执行

2.采购完成后，需将实际采购情况记录在《采购记录表》中。

5.2使用管理流程

1.提交领用申请→负责人审核→领取办公用品→使用记录

2.定期统计使用情况，形成报告。

5.3库存管理流程

1.定期库存盘点→记录实际数量→对比申报数量→反馈信息

2.对库存异常情况及时处理。

5.4报废处理流程

1.提交报废申请→负责人审核→行政部审核→处理报废

2.报废后需填写《报废记录表》进行归档。

第六章监督机制

6.1监督责任

1.行政部负责对各部门办公用品的使用情况进行监督，定期进行检查。

2.各部门应配合行政部的监督工作，及时反馈使用情况。

6.2记录与反馈

1.各部门应保持办公用品的使用记录，定期向行政部反馈使用情况。

2.行政部需将监督结果形成书面报告，反馈至管理层。

6.3绩效考核

1.各部门在办公用品管理中的表现将纳入年度绩效考核。

2.绩效考核结果将影响部门的年度预算分配。

第七章附则

1.本制度由行政部负责解释，自颁布之日起生效。

2.本制度如需修订，应由行政部提出修订意见，并经管理层审核后方可实施。

3.本制度适用于公司所有员工，违反本制度的行为将依据公司相关纪律进行处理。

以上为《行政办公用品管理制度》的详细内容，旨在通过规范化的管理流程，确保公司办公用品的合理利用和管理，为公司的高效运营提供保障。