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行政档案管理制度

第一章总则

为规范公司行政档案的管理，提升档案的收集、整理、存储和利用效率，保障档案的安全及有效性，依据国家法律法规及公司内部规章制度，特制定本《行政档案管理制度》。行政档案是公司运营的重要组成部分，记录了公司各项活动的真实情况，是公司决策、管理及历史回顾的重要依据。

第二章目标及适用范围

2.1目标

1.确保行政档案的完整性、准确性和安全性，提升档案管理的科学化和规范化水平。

2.建立高效的档案管理体系，提高档案信息的利用率，为公司的决策提供支持。

3.保障档案管理人员的责任明确，流程规范，确保档案管理工作有序进行。

2.2适用范围

本制度适用于公司所有部门的行政档案管理工作，包括但不限于会议记录、决策文件、合同、报告、通知、规章制度等各类文件档案。

第三章管理规范

3.1档案的收集与整理

1.收集：各部门需对形成的行政文件及时收集，确保文件的真实性、完整性。档案资料应在文件形成后30日内收集齐全，并提交至档案管理部门。

2.整理：档案管理部门负责对收集到的档案进行分类、整理，建立档案目录，确保档案条理清晰、易于查找。档案分类可按照文件性质、时间、部门等进行。

3.2档案的存储

1.存储环境：档案存储应在专用档案室内，环境应符合防火、防潮、防盗等要求，确保档案的物理安全。

2.档案编目：每份档案应进行编号、登记，建立电子档案管理系统，确保纸质档案与电子档案的有效对应，便于信息检索。

3.3档案的使用与查阅

1.查阅权限：档案查阅应遵循“谁使用、谁负责”的原则，需经档案管理部门的批准。查阅档案时，需填写查阅登记表，注明查阅目的及使用时间。

2.必威体育官网网址管理：涉及公司商业机密及个人隐私的档案，查阅时应严格遵循必威体育官网网址制度，确保档案不被涂改、损毁或泄露。

3.4档案的借用与转递

1.借用：因工作需要借用档案的，需填写借用申请，经过部门负责人及档案管理部门审核批准后方可借用。借用档案应在规定时间内归还。

2.转递：档案转递需进行详细登记，并由转递人和接收人签字确认。转递过程中应采取密封措施，确保档案不被外泄。

第四章操作流程

4.1档案收集流程

1.形成：各部门在工作过程中形成的文件资料应及时收集。

2.提交：每月最后一个工作日，各部门需将收集到的档案资料提交至档案管理部门。

3.登记：档案管理部门对提交的档案进行登记，建立档案清单。

4.2档案整理流程

1.分类：档案管理人员对收集到的档案进行分类整理。

2.存储：整理完毕的档案应按类别存放到档案柜，并在电子系统中更新档案信息。

3.编目：建立档案目录，便于后续查阅。

4.3档案查阅流程

1.申请：查阅人员填写查阅申请表，说明查阅目的。

2.审核：档案管理部门审核申请，确认查阅权限。

3.查阅：批准后，查阅人员在档案室查阅档案，并填写查阅登记表。

4.4档案借用及转递流程

1.借用申请：需借用档案的人员填写借用申请，说明借用理由。

2.审核批准：部门负责人及档案管理部门审核并批准后，借用人员方可借用档案。

3.登记归还：借用结束后，借用人员需及时归还，并在借用登记表上签字确认。

第五章监督机制

5.1监督职责

1.档案管理部门：负责对档案管理工作的日常监督，确保各项管理规范的落实。

2.各部门负责人：负责本部门档案管理工作的监督，确保档案收集、整理及使用的合规性。

5.2定期检查

档案管理部门应定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改，并向公司管理层汇报。

5.3反馈机制

建立档案管理反馈机制，鼓励员工对档案管理工作提出意见和建议，以便不断改进和完善管理制度。

第六章附则

1.本制度由档案管理部门负责解释，自颁布之日起实施。

2.本制度如需修订，由档案管理部门提出修订意见，报公司管理层审议后执行。

通过以上制度的制定与实施，确保公司行政档案管理的高效、规范和安全，为公司的可持续发展提供坚实的基础和保障。