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项目管理部印章管理制度

第一章总则

为加强项目管理部印章的规范使用，确保印章安全、有效管理，防止印章滥用和遗失，根据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本印章管理制度。本制度旨在明确印章的使用、管理、监督及责任，确保项目管理部的各项工作顺利进行。

第二章适用范围

本制度适用于项目管理部所有员工及与印章使用相关的外部单位、人员。所有涉及印章使用的工作流程、审批事项均应遵循本制度。

第三章制度依据

1.《中华人民共和国印章管理条例》

2.《企业内部控制规范》

3.《项目管理办公室管理规定》

4.公司其他相关法律法规及内部管理制度

第四章印章管理规范

第一节印章种类

项目管理部的印章分为以下几类：

1.合同专用章：用于签署项目合同、协议等法律文书。

2.公章：用于项目管理部对外公文、信函及其他重要文件。

3.财务专用章：用于财务报表、付款申请等财务相关文件。

第二节印章保管

1.印章应由指定的专人负责保管，保管人应具备相应的印章管理知识及责任意识。

2.印章应存放在安全的地点，如保险柜，并采取防火、防潮等安全措施。

3.非相关人员不得随意接触和使用印章，保管人需定期检查印章的完整性和可用性。

第三节印章使用

1.印章的使用必须经过严格的审批流程，确保使用的合法性和合规性。

2.需要使用印章的文件应提前准备，确保文件内容完整、准确。

3.印章使用后，保管人需对使用情况进行登记，包括使用日期、用途、使用人、相关文件编号等信息。

第四节印章的登记和记录

1.每次印章使用后，保管人应及时更新印章使用登记簿，确保使用记录的真实与准确。

2.登记内容应包括：印章种类、使用日期、用途、使用人、文件编号、审批人签字等。

3.印章使用登记簿应定期归档，保存时间不得少于五年。

第五章印章审批流程

第一节使用申请

1.使用印章的员工需填写《印章使用申请表》，并提供相关文件的副本作为附件。

2.使用申请需经直接上级审核，确认申请的合法性和必要性。

第二节审批流程

1.直接上级审核通过后，申请表需提交给项目管理部负责人进行最后审批。

2.项目管理部负责人需根据实际情况决定是否批准使用印章，并在申请表上签字确认。

第三节印章使用

1.经批准后，保管人方可将印章交给申请人使用。

2.印章使用后，申请人需及时将印章归还给保管人，并签字确认归还。

第六章印章的监督与管理

第一节监督机制

1.项目管理部设立印章管理监督小组，定期对印章使用情况进行检查。

2.监督小组应对印章使用的合法性、合规性进行评估，并提出改进意见。

第二节违规处理

1.对于违反印章管理制度的行为，项目管理部将视情节轻重，给予相应的处罚。

2.违规行为包括但不限于：未按规定申请使用印章、私自使用印章、未及时归还印章等。

第三节定期评估

1.每年定期对印章管理制度进行评估，依据评估结果对制度进行修订和完善。

2.评估内容包括制度的执行情况、印章使用的合规性、监督机制的有效性等。

第七章附则

1.本制度由项目管理部负责解释与修订，自颁布之日起实施。

2.本制度如需修订，应提前通知相关人员，并进行充分的讨论和评估，确保修订的合理性和有效性。

第八章其他事项

1.本制度的实施过程中，各部门应积极配合，确保印章管理制度的有效执行。

2.如对本制度有任何疑问，相关人员可向项目管理部咨询。

通过本制度的实施，项目管理部希望能有效规范印章的使用与管理，减少因印章管理不善而带来的风险，为项目的顺利推进提供有力保障。