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公司财务电算化管理制度

一、总则

1.为了加强公司财务管理电算化工作，提高财务工作效率和质量，保障财务数据的安全性、准确性和完整性，特制定本制度。

2.本制度适用于公司内涉及财务电算化操作的所有部门和人员。

二、电算化岗位与职责

1.电算化主管

负责协调公司财务电算化系统的整体运行工作，制定电算化发展规划和管理制度。

对电算化操作人员的权限进行分配和管理，监督各岗位人员的工作执行情况，确保电算化工作的规范开展。

定期检查电算化系统的运行状况，及时解决运行过程中出现的问题，并向公司管理层汇报财务电算化工作的进展和问题。

2.系统管理员

负责财务电算化系统软件、硬件的安装、调试和维护工作，保障系统的正常运行。

根据电算化主管的要求，设置系统参数和用户权限，对财务数据进行备份和恢复操作。

密切关注系统运行过程中的技术问题，及时更新系统补丁和杀毒软件，防范计算机病毒和黑客攻击，确保系统的安全性和稳定性。

3.数据录入员

负责将审核无误的原始凭证和记账凭证等财务数据准确、及时地录入到电算化系统中。

在录入数据过程中，要认真核对数据的准确性，如发现异常情况，应及时向电算化主管或相关负责人报告。

对录入的数据负责，确保数据的完整性和一致性，严格遵守操作规范，不得擅自修改已录入的数据。

4.数据审核员

对录入的数据进行审核，确保数据的真实性、合法性和准确性。审核内容包括凭证的日期、摘要、科目、金额等要素是否完整、正确，以及与原始凭证是否相符。

对于审核不通过的数据，应及时通知数据录入员进行修改，并再次审核，直至数据无误。

定期检查已记账的数据，防止数据在处理过程中出现错误或被篡改。

5.记账、结账操作员

根据审核通过的数据，按照财务制度和电算化操作流程进行记账、结账操作。

在记账、结账前，要对数据进行备份，以防止数据丢失或损坏。

操作完成后，检查记账、结账结果是否正确，如发现问题，应及时采取措施解决，并向电算化主管报告。

6.档案管理员

负责电算化会计档案的管理工作，包括打印输出的纸质会计凭证、账簿、报表等资料的装订、归档和保管。

对存储在磁性介质或光盘上的会计数据，要按照规定的存储方式和保管期限进行妥善保管，定期检查存储介质的完整性和可读性。

严格执行档案借阅制度，办理档案借阅手续，确保会计档案的安全和必威体育官网网址。

三、电算化操作管理

1.所有电算化操作人员必须经过专业培训，熟悉电算化系统的操作流程和功能，取得相应的操作资格证书后，方可上岗操作。

2.操作人员应严格按照系统操作手册进行操作，不得擅自使用未经许可的软件和功能，不得随意修改系统参数和数据库结构。

3.在进行财务数据录入、修改、删除等操作时，必须经过严格的审批程序，填写相应的操作记录，注明操作时间、操作人员、操作内容和审批人等信息。

4.每天工作结束后，操作人员应及时退出电算化系统，防止他人未经授权使用系统。如因特殊情况需要临时离开工作岗位，应将系统锁定或退出登录。

5.严禁在电算化系统中进行与财务工作无关的操作，如玩游戏、浏览无关网页等，以防止计算机感染病毒或遭受其他安全威胁。

四、财务数据安全管理

1.公司应建立完善的数据备份和恢复机制，每天对财务数据进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，如磁带、光盘或外置硬盘等，并异地存放，以防止因自然灾害、火灾、盗窃等原因导致数据丢失。

2.备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。如发现备份数据存在问题，应及时采取措施解决。

3.加强对电算化系统的安全防护，安装正版的杀毒软件和防火墙，定期更新病毒库和系统补丁，防止计算机病毒、黑客攻击等安全威胁。

4.对财务数据的存储介质进行严格管理，妥善保管存储有财务数据的磁盘、光盘等介质，防止数据泄露和损坏。未经授权，任何人不得擅自复制、带出或销毁存储介质。

5.建立严格的用户权限管理制度，根据操作人员的岗位和职责，分配相应的系统操作权限，严禁超越权限操作。用户密码应定期更换，且具有足够的强度，防止密码泄露。

五、电算化会计档案管理

1.电算化会计档案包括存储在计算机硬盘、软盘、光盘等磁性介质或其他存储介质上的会计数据和打印输出的纸质会计凭证、账簿、报表等资料。

2.对存储在磁性介质上的会计档案，应定期进行检查和复制，防止因介质损坏而导致数据丢失。对于存储在光盘上的会计数据，应注意光盘的保存环境，避免光盘划伤、变形等情况。

3.打印输出的纸质会计档案应按照《会计档案管理办法》的规定进行装订、归档和保管，其保管期限和销毁程序应与传统纸质会计档案一致。

4.电算化会计档案的借阅应严格按照档案借阅制度办理手续，借阅人员不得擅自修改、复制或销毁档案资料。借阅归还后，档案管理员应及时检查档案的完整性和准确性。

5.对于存储有重要财务数据的磁性介质