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公司档案资料管理办法

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公司档案资料管理办法

（试行）

一、目的

为加强公司档案管理工作，规公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产

权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规要求，根据《中华

人民国档案法》及局机关有关档案管理工作的要求，特制定本办法。

二、适用围

本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料等的管理，

其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造、财务管理、销售供应等涉

及企业经营各方面的，反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保存价

值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。

三、机构设置及职

健全档案工作管理体系。公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料

的管理，隶属于公司综合部，负责建立健全档案管理各项制度，对全公司各类档

案进行收集、整理、归档和综合的管理工作。

健全档案人员网络管理体系。各部门负责人是本单位档案收集、编制、移交

工作的第一责任人，同时要明确一名专（兼）职档案人员，具体负责对本部门归

档文件资料进行初级管理。专（兼）职档案员一旦工作岗位调整，则需要重新制

定专（兼）人员并报办公室备案，以保持档案工作的完整性和延续性。

1、各项日常生产、管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业

务围，指定专门的部门及专人负责文件材料收集、整理后归档，然后交给

公司档案管理人员统一管理、分类、存档档案。

专业资料

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2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部

门或负责人收集、整理；会议文件由综合部收集。

4、强化业务学习，各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识，熟悉

掌握档案管理的相关制度和收集、整理、归档的围和标准。

四、档案归档

(一）．归档要求

1、必须字迹清楚工整，纸及文件格式符合要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、

复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。各类文件材料一般归档一式一份，重要

的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。

2、归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的

原始记录。归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。

3、卷题名应确切反映卷文件容，并区分保管期限。4、破损的文件应予修

整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。5、文件和资料如有必威体育官网网址要求和查

阅限制的，由归档部门与档案室拟定必威体育官网网址

级别和限制查阅使用围。

6、文件材料的归档必须办理移交手续。

7、管理文件和资料的归档：

凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。

公司各职能部门负责将业务围的管理文件及资料按期归档，以保证借阅人

员能使用更新后的有效版本。

8、技术文件和资料的归档：

专业资料

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突出难点，抓好技术档案的管理。技术档案是我们公司档案的重要组成部分

，也是档案管理中的薄弱环节。但技术档案（含设备档案）利用率高，实用性强

，必须下大力把技术档案收集好、整理好。

技术部和车间各部门，要对过去长期积压未整理归档的技术资料和设备档案

进行梳理，强化技术和设备主管部门的职责，做到技术档案一年一收集一整理一

移交，杜绝将技术资料和设备档案据为己有或存放在部门等类似现象的发生。

（1）凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、

类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档围。

（2）研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目

负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。

项目（或技术）负责人