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公司文件管理办法

公司文件管理办法

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时

回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特

制定本规定。

1、文件的发放：

（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且

在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。

需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公

室安排专人统一发放和回收。

（2)各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并

复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后

送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表。发

放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负

责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时

将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立

“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

（4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包

括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员

，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改:

（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不

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影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责

人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直

属部经理签字认可）,连同编制形成部门负责人的私章送原

发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场

为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人

。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上

方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负

责人的私章。

3、文件的换页：

(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编

制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门

负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经

理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发

放范围予以换页。

(2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执

行时间，将原页销毁.

4、文件的回收、作废：

（1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成

原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门

或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。（

2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登

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记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

（3)每年12月下旬,由办公室通知各部门，对本年度平时

未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

（4)所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主

任统一安排销毁。

5、其它规定：

（1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必

须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营

销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以

便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修

改,确保接口部门的相互配合。

（2)无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案

室存档备案。

（3)任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执

行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发

放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放

。不得私自复印下发,避免文件使用范围失控,造成有效和

无效版本的混淆。

（4）所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查

证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案

管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管

，以便备查。

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（5）发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按

时交文件编制形成部门。

（6)文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”

按季度装订成册,妥善保管，以便备查或回收时使用.保存

期限为三年。

6、任何人未经总经理批准,不得将公司文件私自提供给公

司以外人员。则除承担50元罚款外，对由此造成的一切

后果负责。

7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由

其直接领导开通用罚款单收缴。