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采购制度及流程

一、目的

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满

足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部

门间的配合，特制订本制度。

二、适用范围

适用于本公司所有采购的物料及耗材品。

三、基本原则

采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须

高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综

合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

四、工作程序

(一)采购基本事项

____日常采购(包括但不限于日常办公用品及其它消耗用品)采用

现需现采购的原则，一般由总务后勤人员负责采购，也可由需方直接

采购。

2.非日常用品采购(包括但不限于较大型办公器材及物料)应尽量

采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。

3.对价值超过____元以上的办公用品及____元以上的配件、设

备、仪器、劳务等需要由申请人写出比价申请报告经分管领导签署意

见报总经理审批后实施。采购人在采购前须将采购计划或申请，交财

务部进行比价;在提交采购计划或申请的同时，采购人呢应对新采购物

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品提供至少____家以上的供应商报价和联系资料，有财务部对提供的

供应商(但不仅限于)进行询价或实地调查。

4.采购应索要发票，金额小的索要收据，网络采购应保留聊天记

录及付款证明。

(二)采购申请

1.采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需

求日期及注意事项填写“物品申请单或采购定单”。

2.紧急采购时，由采购部门在“物品申请单”上注明“紧急采

购”字样，以便及时处理。

3.若撤销采购，应立即通知总务后勤人员或采购部人员，以免造

成不必要的损失。

(三)采购流程

1.采购经办人在“物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的

估算价格、数量和总金额。

2.各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交

到财务部进行审核，报总经理审批后，方能进行采购。

3.采购物料定单必须写上公司统一规定单号报总经理审批后复印

一份交与财务。

(四)采购经办人职责

1.建立供应商资料与价格记录。

2.做好采内参市场行情的经常性调查。

3.询价、比价、议价及定购作业。

4.所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。

5.做好平时的采购记录及对帐工作。

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(五)采购方式

1.集中计划采购:凡属日常办公用品尽量集中计划购买。

2.长期报价采购:凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。

3.每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈需两人以

上进行，并对供应商评审，且作出相关评审记录。

(六)采购实施

1.“物品申请表”批准签字且到财务部备案后，办理借支采购金

额或通知财务办进汇款手续。

2.采购人员按核准的“采购定单或物料申请表”向供应商下单并

以电话或传真确定交货日期或到市场采购。

3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办

理入仓手续。

(七)采购付款方式

1.物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，财务经理审核，

总经理核准签字后方可报销。

2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、

采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。

(八)采购经办人行为规范

1.采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、

比价后填写定“采购定单或物品采购申请单”。

2.采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回

扣或贿赂;若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情

节严重者提交公安机关处理。

五、附则