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机械维修公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本机械维修公司合同付款管理，规范付款流程，合理安排资金，防范财务风险，保障公司和合作方的合法权益，特制定本办法。

2.本办法适用于公司所有涉及机械维修业务的合同付款管理。

二、职责分工

1.业务部门

-负责根据合同约定的维修进度、质量要求等，对维修项目进行验收，并向财务部门提交付款申请。

-及时与合作方沟通，核对维修工作量、价格等相关信息，确保付款依据准确无误。

2.财务部门

-审核付款申请，核对合同条款、发票、验收报告等付款依据的完整性和合规性。

-根据公司资金状况安排付款计划，确保资金的合理使用。

-负责记录和跟踪合同付款情况，定期与业务部门核对。

3.管理层

-对重大合同付款进行审批，确保付款决策符合公司战略和财务政策。

-监督合同付款管理办法的执行情况，及时协调解决付款过程中的问题。

三、付款依据

1.合同文本

-合同是付款的根本依据，业务部门和财务部门必须严格按照合同约定的付款条件、方式、时间和金额进行操作。

-在签订合同时，应明确维修项目的范围、价格、付款进度（如预付款、进度款、竣工款、质保金等）、发票要求等关键条款。

2.维修验收报告

-业务部门在每次申请付款前，需提交经双方签字确认的维修验收报告。验收报告应详细记录维修项目的完成情况、质量状况、是否符合合同要求等内容。

-对于分阶段验收的大型维修项目，应按阶段分别出具验收报告，并依据报告申请相应阶段的付款。

3.发票

-合作方提供的发票必须符合国家税收法规和公司财务规定，包括发票类型（如增值税专用发票或普通发票）、内容（与合同维修项目一致）、金额（与合同约定和验收情况相符）等。

-财务部门在收到发票后，应进行严格的审核，确保发票真实、有效且可用于抵扣或入账。

四、付款流程

1.预付款

-业务部门根据合同约定填写预付款申请单，注明合同编号、合作方名称、预付款金额、付款理由等信息。

-申请单需附上经审批的合同文本复印件，交业务部门负责人审核签字。

-财务部门收到经业务部门负责人签字的预付款申请单后，核对合同条款和公司资金状况，审核通过后报管理层审批。

-管理层审批同意后，财务部门办理预付款支付手续，并及时通知业务部门和合作方。

2.进度款

-业务部门在维修项目达到合同约定的进度节点后，组织验收并出具验收报告。根据验收结果填写进度款申请单，内容包括合同编号、合作方名称、本次申请进度款金额、累计已付款金额、维修进度完成情况等。

-申请单需附上合同复印件、本次验收报告、已完成维修工作量清单及相关证明材料（如照片、测试数据等），交业务部门负责人审核。

-业务部门负责人审核签字后，将申请单交财务部门。财务部门核对合同条款、验收报告、发票等资料，审核通过后报管理层审批。

-管理层审批同意后，财务部门安排进度款支付。

3.竣工款

-维修项目竣工后，业务部门组织全面验收，验收合格后出具竣工报告。根据竣工情况填写竣工款申请单，注明合同编号、合作方名称、竣工款金额、质保期起始时间等信息。

-申请单需附上合同复印件、竣工报告、全部维修资料（包括维修记录、更换零部件清单等）、发票等，由业务部门负责人审核签字后交财务部门。

-财务部门对申请单及相关资料进行严格审核，重点核对竣工内容与合同约定的一致性、发票的合规性等。审核通过后报管理层审批。

-管理层审批通过后，财务部门支付竣工款，但需按合同约定扣留质保金。

4.质保金

-在质保期届满后，业务部门对维修项目进行质量回访和检查，确认无质量问题后填写质保金申请单。

-申请单应注明合同编号、合作方名称、质保金金额、质保期内维修情况等信息，并附上质保期内质量回访记录和检查报告。

-业务部门负责人审核签字后，将质保金申请单交财务部门。财务部门核对相关资料后，报管理层审批。

-管理层审批同意后，财务部门支付质保金。

五、特殊情况处理

1.合同变更导致的付款调整

-若合同在执行过程中发生变更，业务部门应及时将变更内容通知财务部门。涉及付款条件、金额等变更的，需重新签订补充协议，并按本办法规定的流程重新审批付款。

-对于因变更导致已付款项与实际情况不符的，应在后续付款中进行调整，确保合同总付款金额与变更后的约定一致。

2.争议处理

-在付款过程中若出现与合作方的争议，如维修质量问题、付款金额争议等，业务部门应积极与合作方协商解决。

-协商期间，财务部门暂停相关款项的支付，直至争议解决并达成一致意见。争议解决后，根据协商结果按本办法规定的流程办理付款。

六、监督与检查

1.财务部门定期对合同付款情况进行统计和分析，编制合同付款报表，向管理层汇报。报表内容包括合同编号、合作方名称、合同金额、已付款金额、未付款金额、付款