HJT 8.2-1994 环境保护档案管理规范 环境监测.docxVIP

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司形式的历史记录均属归档范围(详见附录A)。

2.1.1本单位形成的及上级下达并需贯彻的监测工作技术规范、方法、参加测试新技术、新方法的验材料等。

2.1.2环境监测质量保证的要求、计划及考核情况的文件材料。

2.1.3水、气、噪声、生物、电磁辐射、放射性、土壤等例行监测活动的布点方案、采样记录、分析试原始记录(含工作曲线、计算方法、质控方法)。

2.1.4污染源监视性监测的现场记录、分析测试原始记录，测试报告等(含“三同时”治理设施竣工险收监测、污染事故或环境纠纷仲裁监测等)。

4.2.1.5环境监测数据报表、季报、月报、公报、年鉴、监测信息系统(网络)报表、软盘。

4.2.1.6环境质量报告书、综合或专项环境质量分析与评价的合同、计划方案、协议和专题报告。|4.2.1.7各级环境监测网络的活动形成的文件材料。

4.2.2归档时间

4.2.2.1环境监测的规范、方法(含验证),质量保证的要求、计划和考核情况，各类数据的分析测试记录、数据报表、报告及监测网络的工作材料均于次年一季度归档。

4.2.2.2环境质量报告书、综合或专项环境质量分析与评价的合同、计划方案、协议和专题报告均于编制完毕后的二个月内归档。

4.2.3归档份数

4.2.3.1环境监测文件材料一般归档一份并附原稿，重要的、使用频繁的应酌情增加份数。环境监测年鉴、年报、质量报告书、污染源排放状况报告等，除原件外，应归档2～4份印件。

4.2.3.2环境监测工作过程中形成的计算机软盘(附打印件一份)、原程序、录音带、录象带等应归档一份。

4.2.4归档要求

4.2.4.1环境监测文件材料收集完毕，逐级由形成的科、处、部门填写档案归档说明书(见附录B),同时，提出案卷的保管期限和密级的具体意见，由分管领导人签字后，送交档案室归档。

4.2.4.2为保证环境监测档案的案卷质量、档案管理人员需从以下几方面对归档材料进行验收。

a.完整性：监测工作的各过程形成的所有文件材料都按归档范围全部归档，其材料要反映该项工作的全过程。

b.准确性：要求所有归档文件材料必须字迹工整，术语、图表力求规范，格式统一，图样清晰。同时，档案人员严格执行监测档案的更改、补充和流通制度，确保档案的准确性。

c.系统性：要保持环境监测档案材料之间的有机联系，不能割裂、分散，要科学地进行整理和分类工作，使其系统而有序化。

4.2.5归档手续

所有归档文件，经验收后，填写档案移交清单(附录C)一式二份连同案卷经档案部门清点无误后，交、接双方在移交清单上签字，一份随卷装订，另一份由移交者留作备查。

4.3文件材料的整理组卷

按GB/T11822—89《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理组卷。

4.3.1组卷要遵循环境监测文件材料的形成规律，保持卷内环境监测文件材料系统的内在联系，将每一项监测工作所形成的文件材料组成一个或若干个案卷，便于档案的保管和有效利用。

4.3.2在一个案卷中应是价值相同的一组环境监测文件，不同价值的不同文件应分别组卷，联系密切的文件材料不要勉强分开，以价值小的服从价值大的，保管期限短的服从保管期限长的。

4.3.3环境监测管理活动中形成的综合性档案可按年度一组织机构一问题；或年度一问题组卷，视环境监测部门的组织机构设置和档案的数量而定。

4.3.4环境监测数据管理类文件，可按年度一区域一项目；或年度—项目组卷。

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4.3.5环境监测的原始记录，按年度一项目一责任人单独组卷；咨询、仲裁和评价等项目的原始记录附在项目之后组卷。

4.3.6污染源监视性监测文件材料按年度一行业一企业一项目；或年度一项目组卷。

4.3.7同一年度或同一周期所产生的文件材料应归在一起。跨年度的归在结束的一年；计划总结归在针对的一年；长远规划归在头一年；两年以上的总结、年报放在最后一年；法规归在批准和颁布的一年；年鉴及回顾性的材料放在写成的一年。

4.3.8装订的案卷卷内文件材料均在有书写内容页面的右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编号；不装订的案卷，应逐件在右上角加盖档号章。

4.3.9卷内文件材料的排列。

4.3.9.1综合性环境监测文件按时间或问题重要程序排列

4.3.9.2环境监测数据类文件按项目一时间；或时间一项目排列。

4.3.9.3卷内文件材料的排列，要求文字在前、图样在后；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。

5档案的管理

5.1分类编号

5.1.1在分类整