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学校档案管理规章制度

第一章总则

第一条目的

为加强学校档案管理，确保档案的安全、完整和有效利用，提高学校管理水平，根据国家相关法律法规及教育部门的相关规定，特制定本制度。学校档案是记录学校发展历程、教学活动、科研成果及师生信息的重要资料，是开展教育教学、管理决策和科研活动的重要依据。

第二条适用范围

本制度适用于本校所有档案的收集、整理、保管、使用和销毁等管理活动，包括但不限于教职工档案、学生档案、教学档案、科研档案及行政档案等。

第三条法律依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》、《教育法》、《高等教育法》及相关地方性法规、政策制定。

第二章档案工作任务

第四条工作任务

档案管理的主要任务包括：

1.收集、整理和归档各类档案材料。

2.确保档案的安全和完整，定期检查档案状态。

3.提供档案查阅、借用及转递服务。

4.开展档案管理的培训与宣传，提升全校师生的档案意识。

5.持续改进档案管理工作，推动档案管理的现代化。

第三章档案的收集与归档

第五条档案材料的收集

档案材料的收集由档案管理部门负责，主要包括：

1.教师及职工的个人简历、考核材料、奖惩记录、职称评定材料等。

2.学生的入学登记表、成绩单、奖惩记录、毕业证书等。

3.各类教学研究活动的相关材料，如课件、教案、科研项目材料等。

4.其他与学校管理和教育教学相关的文件材料。

第六条归档要求

1.所有归档材料应由专人负责，确保材料的完整性和准确性。

2.归档材料必须字迹工整、内容完整，并按规定格式进行整理。

3.归档材料应逐一编号登记，确保可追溯性。

4.对于不符合要求的材料，档案管理部门有权要求补充或修正。

第四章档案的保管

第七条档案保管责任

档案管理部门负责档案的集中保管，确保档案安全。档案库房应符合以下要求：

1.具备防火、防潮、防盗的设施。

2.应定期进行档案的检查和维护，确保档案的完整性。

3.档案库房应设有专人值守，未经授权人员不得随意进入。

第八条档案的分类与存放

1.档案按类别、时间、重要性进行分类存放。

2.对于重要档案，须建立双人保管制度，确保安全性。

3.定期对档案进行清理，淘汰过期不再使用的档案，确保档案的时效性。

第五章档案的查阅与借用

第九条查阅规定

1.查阅档案的人员需提前向档案管理部门提出申请并填写查阅登记。

2.查阅档案时，需遵守相关必威体育官网网址规定，确保档案信息不外泄。

3.查阅完成后，需将档案按原样归还，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。

第十条借用规定

1.档案原则上不对外借用，特殊情况需经校领导批准。

2.借用档案人员需填写借用登记，并对借用的档案负责，确保档案安全。

3.借用结束后，需在规定时间内归还，并进行登记确认。

第六章档案的转递

第十一条转递程序

1.档案转递需由档案管理部门负责，确保转递过程的安全和完整。

2.转递的档案须密封并填写转递通知单，确保档案在转递过程中的安全。

3.对于转入的档案，需及时核对无误，并办理通知单回执。

第十二条转递安全

1.转递档案的人员应明确责任，确保档案在转递过程中的完整性。

2.不得将档案随意交给他人或个人携带，转递应通过正式渠道进行。

第七章档案的销毁

第十三条销毁原则

1.销毁档案应遵循法律法规及学校相关规定，确保不泄露档案信息。

2.需经过档案管理部门审核批准，确保销毁的档案确实不再保留的必要性。

第十四条销毁程序

1.对于需要销毁的档案，档案管理部门应记录销毁情况，填写销毁登记。

2.销毁档案应由两人以上共同进行，确保销毁过程的安全性。

3.销毁完成后，需将销毁记录存档备查。

第八章监督与评估

第十五条监督机制

1.学校应定期对档案管理工作进行监督和评估，确保各项规定的落实。

2.各部门应指定专人负责档案管理的日常监督，发现问题及时反馈。

第十六条评估机制

1.每学期进行档案管理工作总结，评估档案管理的有效性和安全性。

2.根据评估结果，及时调整和完善档案管理制度，确保制度的适用性和有效性。

第九章附则

第十七条解释权

本制度由学校档案管理部门负责解释，相关条款的具体实施细则可由学校进一步规定。

第十八条生效日期

本制度自发布之日起实施，原有档案管理相关规定同时废止。

第十九条修订流程

如需修订本制度，需经过学校相关部门审核，报校领导批准后方可实施。

以上制度旨在确保学校档案的安全、完整与高效利用，促进学校的管理与发展，望全体教职工共同遵守。