物业管理档案管理标准作业程序样本.doc

物业管理档案管理标准作业程序

一、目标?

规范档案编号、分类、整理、保管及借阅工作。?

二、适用范围?

适适用于物业部各类档案管理。?

三、职责?

1、总经理审批档案借阅申请及清单。?

2、行政部经理监督档案管理实施工作。?

3、档案管理员负责档案日常管理工作。?

四、程序关键点?

1、档案编号?

(1)企业、物业部编号：?

①物业部?编号为：W·Y（英文缩写）。?

(2)部门编号：?

①办公室?；?

②财务部?；?

③事务处?；?

④工程处?；?

⑤护卫处?；?

(3)年份编号：引用年份序号—、、……。?

(4)档案次序号：采取阿拉伯数字取3位有效数字—001、002、003……。?

(5)档案编号举例：?

①物业部编号：?

※※※—※※—※※※—※※※?

档案序号?

类别编号?

部门编号?

物业部编号?

②物业部编号：?

※※※—※※—※※※—※※※?

档案序号?

类别编号?

部门编号?

物业部编号?

2、档案分类?

(1)区分全宗，按物业管理组织机构划分，全宗可分为以下几类：?

①行政、人事类；?

②财务类；?

③公共事务类；?

④保洁类；?

⑤园林绿化类；?

⑥机电维修类；?

⑦经营类；?

⑧品质类。?

(2)全宗档案分类：要从档案形成特点和规律出发，符合档案形成实际情况，保持档案之间历史联络，它应含有思想性、科学性、排它性和缩缩性。依据物业管理物性，我们采取组织机构——问题分类法，如：?

收文类?

发文类?

协议类?

①办公室?

职员人事档案类?

图纸类?

后勤类?

收文类?

发文类?

报表类?

②财务部?

帐册类?

凭证类?

协议类?

工程图纸类?

协议类?

收文类?

发文类?

业主档案类?

③事务部?职员档案类?

维修类?

投诉类?

回访类?

有偿服务和多个经营类?

计划总结类?

……?

3、立卷和编制目录?

(1)立卷：就是根据单份文件相互之间联络和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：?

①依据档案（或文件夹）规格准备对应档案标准贴纸；?

②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体档案类别名称，其格式通常是由组织机构、名称组成，如：?

——物业行政部、人事部收文：※※※—X·Z—收文；?

——物业财务部报表：※※※—C·W—报表；?

——物业部服务处业主档案：?

※※※—※※※—F·W—业主档案。?

③将制作好档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中；?

④将需归档资料按其所属类别及入档时间前后次序存放于对应档案盒（或文件夹内）。?

(2)编制目录：?

①档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；?

②每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包含：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，方便查阅。?

4、档案保管期限?

(1)档案保管期限分为永久保留、定时保留两种。?

(2)各部门责任人应依据部门工作情况及其部门相关标准作业程序，对档案保留价值进行判定及标注。?

5、档案保管?

(1)档案保管工作任务是：?

①便于查阅；?

②确保档案安全；?

③预防档案损坏；?

④采取修复技术，延长档案寿命。?

(2)档案保管责任部门：?

①财务部保管财务档案；?

②办公室保管企业对内、对外文件、协议、职员人事档案、图纸、后勤资料及企业其它部门所需保管资料；ISO9000质量体系文件、资料、质量统计和职员绩效考评档案；分供方评审、物业租凭和多个经营资料；?

③工程处保管管理处工程图纸、协议、收发文、业主档案、职员档案、维修、投诉资料、回访统计、有偿服务多个经营统计及计划、总结及物业部各职能部门需要保管其它档案；?

④各职能部门除常常使用部分资料外，标准上不保管档案。?

(3)档案保管程序：?

①各职能部门将需保管资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；?

②档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入对应案卷并统一编号；?

③档案管理员定时将《档案目录》输入电脑，方便查询；?

④档案标准上保管标准件。?

6、档案密级?

(1)档案密级分为***：绝密、机密、一般；?

①绝密档案包含：职员人事档案、协议、业主档案、企业重大经营、管理、决议、形成档案、财务类档案、其它属绝密档案；?

②机密档案包含：ISO9000质量体系文件、关键会议统计（纪要）、企业收发文（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访统计、计划总结和其它属机密档案；?

③一般档案包含