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公文及档案管理办法（新）

年月

公文管理办法

一、总则

1.本制度中所称的公文是指根据工作需要以集团名义向本集团内部、各分子公司或向行政机关、行业主管部门、客户等报送的非因律师提供法律服务而形成的、以及以本集团为收文人的各种纸介、电子文件的总称。

2.为规范本集团公文的起草、传递、签收、登记、审核、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁及报送、收文等程序，提高公文处理效率，特制定本制度。

3.本集团公文的处理工作应当遵循及时、准确原则。

二、公文种类

1.本集团公文的种类为：

1）报告

本集团向行政机关、行业主管等部门汇报工作、反映情况和问题，以及回复询问时所用的陈述性公文。

2）请示

本集团向政府行政机关、行业主管等部门请求指示或要求批准某一事项或批准对某事项的处理意见的公文。

3）决议

本集团董事会会议对所审议事项作出决定的公文。

4）决定

本集团全体员工大会、管理层会议审议、通过的事项的最终决定。

5）通知

本集团传达或转发行政机关、行业主管部门指示或公文，以及发布本集团规章制度，要求本集团员工知悉、办理或执行的事项，聘用和任免员工等所适用的公文。

6）通报

本集团对员工、部门进行表彰、批评或处罚，传达重要精神或情况的公文。

7）会议纪要

用于概括本集团全体员工大会的决定和其他有关会议的决议内容，作为会议之后传达、执行的依据而制作的公文。

8）函件

用于行业之间或同其他单位联系工作、商洽事项、询问或答复问题的公文。

三、公文格式及公文的印制、装订

1.公文格式

1）公文的格式包括文头部分、行文部分和文尾部分。

2）文头部分一般由版头、发文字号、横间隔线、公文编号、密级程度几部分组成。

版头是发文单位的标志，版头的结构方式由本集团全称加“文件”构成。

发文字号由本集团代字、年度和顺序号三部分组成。

横间隔线是在发文字号之下，公文标题之上的一条横线，它将文头部分与行文部分隔开，使公文眉目清晰。

密级程度是公文的秘密等级，需在左上角标注。涉及集团秘密的公文均应标注秘密等级和相应的必威体育官网网址期限。秘密等级分为“绝密、机密和秘密”三种，其中涉及董事会决议等的相关内容为绝密；涉及集团各类会议纪要及决定的内容为机密；涉及对外联络、汇报的资料内容为秘密；其余为一般。必威体育官网网址期限由企管部负责人决定。

3）行文部分一般由公文标题、主送单位、正文、发文单位、成文时间和印章、附件标注组成。

公文标题由本集团名称、事由和文种三要素构成。

主送单位一般标注在标题之下，正文之前，提行顶格书写。

正文要包括行文的原因、要达到的目的、事项以及具体要求等。

附件标注是对附件名称和件数的说明。公文如有附件，要在正文之后左下方注明附件顺序、名称和份数等。

注：如本集团为发文单位，要用全称标注在公文尾部右下侧。严禁在无正文内容的空白页上落款。

成文时间一般标注在发文单位名称下面。成文时间以签发的时间为准；会议通过的公文，以会议通过的时间为准，成文时间应以公文通用的形式标注。

注：本集团公文如需加盖印鉴，参见本集团《印信管理办法》。

文尾部分一般由主题词、抄送（抄报）单位和印刷版记组成。

主题词是指反映特定主题的概念、规范化的名词或名词性词组。主题词标注抄送、抄报单位的上部，顶格书写。

抄送（抄报）单位是需要了解公文内容的单位。对上级单位用“抄报”；对同级和无隶属关系的单位用“抄送”。抄送（抄报）单位标注在主题词之下，印刷版记之上。

印刷版记包括：公文的印发单位、印发时间和印发份数。

2.公文印制、装订

1）公文的书写、排版，应当从左至右横写、横排。书写和排版时，要在公文左侧留出2.5厘米的装订线，右侧留出2厘米空白边，上端留出3.5—4厘米的空白“眉头”，下端留出2.5厘米的底边。

2）公文用纸一律采用A4型。公文的书写、修改以及草拟、审核、签发，要使用蓝黑、碳素墨水或墨汁，禁止使用铅笔、圆珠笔、水彩笔和纯蓝墨水、红墨水。对电子设备为载体的公文文稿应当在文件中标明文件起草时间、起草人、修改时间、修改人等，以免混淆。

3）公文的书写和排版，必须使用规范的简化汉字和法定的计量单位。

4）公文标题的字号为二号字，正文用四号宋体字排印。

5）公文应在左侧装订。

四、发文处理程序

发文处理是指公文拟稿到发出和归档的整个过程。发文处理程序包括：拟搞、审核、签发、编号、打印、校对、用印、登记、传阅、投送、归档。

1.拟稿

1）公文的草拟由本集团董事会、法律顾问、行政助理及综合部指定的人员负责。

2）草拟公文应注意：

符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。

情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整。

请示应当一文一事。

人名、地名、数字、引文准确。引用法律、法规、规范性文件的应注明全称、颁布机关、文号等内容。

2.审核