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会议及展览展示服务公司项目管理办法

一、总则

1.目的

为规范公司会议及展览展示服务项目的管理，确保项目顺利实施，提高客户满意度，提升公司的市场竞争力，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司承接的所有会议、展览展示服务项目，包括但不限于商业展会、企业会议、学术研讨会、产品发布会等项目类型的策划、筹备、执行与收尾阶段的管理。

二、项目管理组织结构与职责

1.项目管理委员会

-组成：由公司高层领导、相关部门负责人组成。

-职责：负责制定公司项目管理战略和政策，对重大项目进行决策，协调资源分配，解决项目间的冲突和问题。

2.项目经理

-任命：根据项目规模和复杂程度，由公司指定或内部竞聘产生。

-职责：对项目的整个生命周期负责，包括项目计划制定、预算控制、团队组建与管理、质量监督、进度跟踪、风险管理、与客户沟通协调以及项目收尾等工作。

3.项目团队成员

-来源：根据项目需求，从公司各业务部门抽调，包括策划人员、设计人员、工程技术人员、市场推广人员、客服人员等。

-职责：在项目经理的领导下，完成各自承担的项目任务，参与项目计划制定和执行过程中的沟通协调，及时反馈工作进展和问题。

三、项目流程管理

1.项目启动阶段

-项目信息收集：市场部门在获取项目线索后，应及时与客户沟通，了解项目背景、目标、规模、预算、时间要求等详细信息，并形成项目信息报告。

-项目可行性评估：项目经理组织相关人员对项目的技术可行性、经济可行性、资源可行性进行评估，编写可行性评估报告。对于可行的项目，制定初步的项目方案。

-项目立项：项目管理委员会根据可行性评估报告和初步方案，决定是否立项。立项通过后，正式任命项目经理，下达项目任务书。

2.项目策划阶段

-需求分析：项目经理组织项目团队与客户进一步深入沟通，明确客户需求，梳理项目功能和性能要求，形成详细的需求文档。

-项目策划：根据需求文档，项目团队制定项目整体策划方案，包括项目目标分解、项目进度计划、项目预算计划、项目质量计划、资源配置计划、风险管理计划等内容。策划方案应经客户认可，并报项目管理委员会审批。

-合同签订：在项目策划方案确定后，公司与客户签订正式的项目服务合同，明确双方的权利和义务、项目价格、付款方式、服务范围、质量标准、验收方式等条款。

3.项目筹备阶段

-团队组建与培训：项目经理根据项目策划方案的要求，组建项目团队，并对团队成员进行项目相关的培训，包括项目目标、任务分工、技术要求、质量标准、沟通协调机制等内容。

-资源准备：根据资源配置计划，项目团队负责准备项目所需的人力、物力、财力资源，包括场地租赁、设备采购或租赁、材料采购、宣传推广资料制作等。

-供应商管理：对于项目涉及的外包服务和物资采购，建立供应商评估和选择机制，确保供应商的资质、信誉和产品质量符合项目要求。与选定的供应商签订合同，明确供应范围、价格、交货时间、质量标准等条款，并对供应商的供货过程进行监督和管理。

4.项目执行阶段

-进度管理：项目经理按照项目进度计划，跟踪项目各阶段任务的执行情况，定期召开项目进度协调会，及时解决进度偏差问题。对于关键路径上的任务，要加强监控和资源保障，确保项目按时完成。

-质量管理：建立项目质量保证体系，按照项目质量计划，对项目全过程进行质量监控。项目团队成员在完成各自任务后应进行自查，项目经理组织进行阶段性质量检查和最终质量验收，确保项目质量符合合同约定和客户要求。

-成本控制：项目经理负责项目成本的动态监控，严格执行项目预算计划，对成本超支情况及时分析原因并采取措施进行调整。对于费用支出，应建立严格的审批流程，确保资金使用合理、合规。

-沟通协调：建立有效的项目沟通协调机制，包括项目团队内部沟通、与客户沟通、与供应商沟通等。定期向客户汇报项目进展情况，及时处理客户反馈的问题和意见，确保项目信息的及时、准确传递，保持良好的合作关系。

-风险管理：项目经理依据风险管理计划，对项目实施过程中的风险进行实时监控和评估。对于已识别的风险，及时采取相应的风险应对措施，如风险规避、风险转移、风险减轻、风险接受等；对于新出现的风险，应及时分析并制定应对策略，确保项目风险处于可控状态。

5.项目收尾阶段

-项目验收：项目完成后，项目经理组织项目团队进行内部验收，确保项目达到合同要求和质量标准。然后向客户提交项目验收申请，配合客户完成项目验收工作。验收过程中发现的问题应及时整改，直至客户满意。

-项目结算：根据项目合同和实际完成情况，与客户进行项目费用结算。同时，与供应商结清相关款项，完成财务决算工作。

-项目总结与评估：项目经理组织项目团队对项目进行全面总结，分析项目实施过程中的经验教训，评估项目目标达成情况、项目绩效（包括质量、进度、成本等方