物业管理公司新项目前期部工作手册.docVIP

物业项目前期部工作手册

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前期部职权与职责

一、前期部职权

物业管理委托合同签定后，市场部移交相关资料，前期部代表物业管理公司同发展商进一步接洽。

组织保安部、清洁绿化部、工程部等相关部门对新接项目进行考察，提出合理化建议。

同发展商洽谈售楼处、样板间的接管方案，经主管副总经理同意、公司评审后促使双方总经理签定管理协议。

监督检查保安员、保洁员的岗位职责及其执行情况，对不合格者有权向主管部门提出更换人选。

二、前期部职责

1、?编制项目前期介入工作安排表，在不同阶段组织相关部门对项目进行实地考察，汇总各部门意见，编制考察报告供发展商参考。

2、?配合发展商的售楼需要，向其提供物业管理公司的宣传资料、入伙资料及其他需提供的材料。

3、?为新接项目建立档案，收集、保管售楼期间的宣传资料和前期介入资料。

4、?同发展商保持密切联系，跟踪项目进展情况并随时向主管副总经理汇报。每季度向发展商征询意见1次，填写《前期介入意见征询表》

5、?起草售楼处、样板间管理协议，同发展商协商一致，在进驻前签定协议。

6、?对售楼处、样板间进行不定期巡查，检查各项目的服务质量，填写《售楼处、样板间月检记录》，对发现的问题及时处理。

7、?按时向发展商收取管理协议中规定的各项费用；监督保安、清洁部门按时发放员工的各项工资福利。

8、?项目入伙前协助分公司配备人员、资源，同发展商确认物业办公室的各项设施设备，保证能够按时入驻。

9、?介绍分公司各部门人员同发展商认识，保持良好关系。

10、?领导交给的其他工作。

前期介入工作内容

1、组织公司各部门对项目进行考察，提出整体管理建议。

2、从外观统一和维修方便为出发点，对空调的安装提出建议。

3、对电梯的安装、设备机房的通风等要求提出建议。

4、对消防系统的设置、施工和管理提出建议。

5、对智能化系统的设置进行了解并提出建议。

6、对垃圾站的设置、清洁的方式提出建议。

7、对园林绿化的设计方案提出建议。

8、对物业管理用房提出合理要求，并确定有关装修方案。

9、参与工程竣工后的政府相关验收或查收有关验收证明资料。

10、做好前期售楼期间的辅助宣传工作。

10、?协助发展商到小区办审批《业主公约》

11、?为财务部报批物业管理费提供必要的资料。

12、?协助分公司编制小区入伙方案报发展商通过。

13、?做好售楼处、样板间的保安、清洁等项管理工作。

14、?协助发展商做好成品保护工作。

16、督促发展商收集、移交各种批文、工程资料和设备资料。

前期部与相关部门的联系

1、同市场部的联系

市场部同发展商签定物业管理委托协议后，应将物业管理合同复印件、前期开办费复印件各1份交前期部存档，并介绍该项目洽谈情况和联系人、联系方式等。

参加市场部组织的招标项目及物业管理委托合同评审，为其提供参考意见。

2、同工程部的联系

按照项目前期介入时间表及发展商临时提出的要求，组织工程部相关人员对项目的施工方案、设备选型及设备安装等事项，从方便今后物业管理的角度出发，给发展商提供合理化建议，供其参考。

项目入伙前，由工程部提供分公司工程维修人员及工具配备的建议，并负责物业办公室的布置。

3、同保安部的联系

组织保安部人员对新接项目进行考察，向发展商提出有关安全保卫、消防监控及停车场管理的合理化建议。

接管售楼处、样板间的项目，保安部负责为其配备保安人员，并对其进行上岗培训，达到中海及发展商的管理要求。

4、同清洁绿化部的联系

组织清洁绿化部人员对新接项目进行考察，向发展商提出有关清洁、绿化管理的合理化建议。

接管售楼处、样板间的项目，清洁绿化部负责为其配备保洁安人员，并对他们进行上岗培训，达到中海及发展商的管理要求。

5、同财务部的联系

对新接项目进行物业管理费的测算，并报市物价局审核批准。

建立售楼处账目，收取或支付所发生的费用。

6、同质量管理部的联系

提供中海物业管理公司的对外宣传资料，协助发展商及售楼人员了解中海物业的管理模式，需要时可为其培训。

7、同人事部的联系

为售楼处、样板间工作人员制作工牌。

8、同办公室的联系

负责提供合格供应商，及时印制评审后的入伙资料及其他宣传资料。

前期部与发展商之间的联系

1、市场部办理移交手续后，前期部正式同发展商接洽，开始工作。

2、向发展商提供前期介入工作安排表，双方确定具体介入时间。

3、根据发展商的要求，组织相关部门进行实地考察，提供合理化建议。

4、起草《房屋使用、管理、维修公约》，协助发展商到市居住小区管理办公室审批。

5、起草《售楼处、样板间管理协议》及《管理方案》，经双方认可后签字生效。

6、督促发展商安排好售楼处工作人员的日常生活起居，力争为其创造良好的工作和生活环境。

7、