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飞来爱〔中国〕ZHONGDE(CHINA)ENVIRONMENTALPROTECTIONCO.,LTD
飞来爱〔中国〕
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行政部工作手册
2011年4月21日发布2011年
目录
TOC\o1-2\h\z1工作目标 3
2工作范围 3
3岗位职责 3
4应具备的专业知识 4
5工作接口 4
6.工作流程及细化 5
6.1行政部采购工作流程 3
6.2行政部前台工作流程 8
6.3行政助理工作流程 9
6.4行政制度文件下发流程 10
6.5行政经理工作流程 11
行政部工作手册
1工作目标
行使对公司行政管理、后勤效劳、总务工作指导、指挥、监督、管理的权利,并承当执行公司各项规程、工作指令的义务。
2工作范围
〔1〕建立并完善公司行政制度,并监督执行;
〔2〕协助副总裁和总裁加强公司内部管理,优化管理流程;
〔3〕协助公司其他部门做好后勤支持工作;
〔4〕维护公司对外公共关系;
〔5〕组织公司各项内部会议及支持营销会议。
3岗位职责
〔1〕维护公司办公秩序;
〔2〕处理公司日常行政事务,负责客户接待工作;
〔3〕维护公司对外媒体及政府等公共关系事务;
〔4〕建立完善公司的各项档案资料;
〔5〕细化公司后勤及货物配送效劳,优化效劳流程;
〔6〕处理公司与物业管理间协作关系;
〔7〕协助营销部做好会务物资筹备及会务协调工作;
〔8〕合理控制公司采购本钱,筹备辅销品;
〔9〕统筹管理公司VI设计系统,度完善备存VI资料。
4应具备的专业知识
〔1〕丰富的行政管理经验,敏锐的市场洞察力,熟悉产业开展方向和政策。五年以上
行政方面工作经历,且有三年以上外企或国内大中型公司行政负责人的经历;
〔2〕受过现代人力资源管理技术、劳动法律法规、合同法、管理技能和财务会计知识
等方面的培训,熟悉国家人事政策、法律和法规,熟悉薪酬福利管理流程,有人
力资源工程规划和实施经验,人力资源管理理论根底扎实;
〔3〕良好的沟通能力及与其他部门的协调能力;
〔4〕广泛的社会关系和良好的公关能力;
〔5〕具有立足长远,把握全局的意识;
〔6〕性格果断,敢于揭露问题并快速决定解决方案;
5工作接口
〔1〕企业管理方案:参与;
〔2〕规章制度的制订:组织制定
〔3〕人力资源规划:主持制定
〔4〕绩效管理体系:监督、考核
〔5〕销售及办公物资采购:筹备、采购;
〔6〕公共关系维护:关注、投入
〔7〕物流支持体系:优化、高效。
6.1工作流程及细化
在上级领导的规划、指导下,协调公司行政效劳支持等,标准公司的各项行政管理事
务,制定相关的规章管理制度;
负责办理公司所需各项证照,管理公司重要资质证件、合同并建立档案,根据公司对
绩效管理的要求,制定评价政策,组织实施纯洁管理,并对各部门绩效评价过程进行监督控制,及时解决其中出现的问题,不断完善绩效管理体系。
根据公司业务开展情况和市场水平,制定合理的薪酬调整实施方法,起草公司年度薪
酬规划及福利方案,组织提薪评审各晋升评审,办理社会保障福利;
管理员工信息资料及各类人事资料,按时完成人工本钱、人工费用的分析报告并及时
更新维护员工资料库,制作公司每月员工的考勤表,按时发放工资;
不断完善公司内部管理制度,组织制定、执行、监督公司人事、行政管理规章制度;
组织公司办公费用的方案、办公用品的购置,管理和发放工作;
管理公司非技术性资料、计算机磁盘、光盘等资料;
购置、管理和维修公司固定资产;
组织公司会议、接待、娱乐等各项活动,做好人员考勤和处理各种假期;
负责物流调度,货物保管、运输管理;
参加会议:参加管理委员会会议;参加年度总结会、工作方案会及其有关重大会议;
参加每季、月度的各部门召开的重要工作会议;
参加会议公司召开的紧急或临时重要会议;
6.2行政部采购工作流程
流程名称
行政部采购工作流程
流程分级
使用部门
行政部
流程编码
序号
工作内容
关键内容和考前须知
时间段
检查人
1
接受采购任务、
接受采购任务、
拟定每月采购方案及费用预算
1、
1、结合渠道部业务需要,拟定当月采购方案,制作样品及出货进度。做好物资采购的费用预算。
2、采购方案详细具体,拟定完成时间。费用预算要和财务沟通。
5分钟
行政主管
2
选定供给商
选定供给商
1、
1、先找已经合作的厂家洽谈。无固定合作厂家,通过网络,名片,他人介绍厂家洽谈,沟通采购细节
2、货比三家,选择三家以上的供给商,做好品质与性价比的选择。做好供给商档案的统
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