行政部工作手册6.25.docVIP

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行政部工作手册

2011年4月21日发布2011年

目录

TOC\o1-2\h\z1工作目标 3

2工作范围 3

3岗位职责 3

4应具备的专业知识 4

5工作接口 4

6.工作流程及细化 5

6.1行政部采购工作流程 3

6.2行政部前台工作流程 8

6.3行政助理工作流程 9

6.4行政制度文件下发流程 10

6.5行政经理工作流程 11

行政部工作手册

1工作目标

行使对公司行政管理、后勤效劳、总务工作指导、指挥、监督、管理的权利,并承当执行公司各项规程、工作指令的义务。

2工作范围

〔1〕建立并完善公司行政制度,并监督执行;

〔2〕协助副总裁和总裁加强公司内部管理,优化管理流程;

〔3〕协助公司其他部门做好后勤支持工作;

〔4〕维护公司对外公共关系;

〔5〕组织公司各项内部会议及支持营销会议。

3岗位职责

〔1〕维护公司办公秩序;

〔2〕处理公司日常行政事务,负责客户接待工作;

〔3〕维护公司对外媒体及政府等公共关系事务;

〔4〕建立完善公司的各项档案资料;

〔5〕细化公司后勤及货物配送效劳,优化效劳流程;

〔6〕处理公司与物业管理间协作关系;

〔7〕协助营销部做好会务物资筹备及会务协调工作;

〔8〕合理控制公司采购本钱,筹备辅销品;

〔9〕统筹管理公司VI设计系统,度完善备存VI资料。

4应具备的专业知识

〔1〕丰富的行政管理经验,敏锐的市场洞察力,熟悉产业开展方向和政策。五年以上

行政方面工作经历,且有三年以上外企或国内大中型公司行政负责人的经历;

〔2〕受过现代人力资源管理技术、劳动法律法规、合同法、管理技能和财务会计知识

等方面的培训,熟悉国家人事政策、法律和法规,熟悉薪酬福利管理流程,有人

力资源工程规划和实施经验,人力资源管理理论根底扎实;

〔3〕良好的沟通能力及与其他部门的协调能力;

〔4〕广泛的社会关系和良好的公关能力;

〔5〕具有立足长远,把握全局的意识;

〔6〕性格果断,敢于揭露问题并快速决定解决方案;

5工作接口

〔1〕企业管理方案:参与;

〔2〕规章制度的制订:组织制定

〔3〕人力资源规划:主持制定

〔4〕绩效管理体系:监督、考核

〔5〕销售及办公物资采购:筹备、采购;

〔6〕公共关系维护:关注、投入

〔7〕物流支持体系:优化、高效。

6.1工作流程及细化

在上级领导的规划、指导下,协调公司行政效劳支持等,标准公司的各项行政管理事

务,制定相关的规章管理制度;

负责办理公司所需各项证照,管理公司重要资质证件、合同并建立档案,根据公司对

绩效管理的要求,制定评价政策,组织实施纯洁管理,并对各部门绩效评价过程进行监督控制,及时解决其中出现的问题,不断完善绩效管理体系。

根据公司业务开展情况和市场水平,制定合理的薪酬调整实施方法,起草公司年度薪

酬规划及福利方案,组织提薪评审各晋升评审,办理社会保障福利;

管理员工信息资料及各类人事资料,按时完成人工本钱、人工费用的分析报告并及时

更新维护员工资料库,制作公司每月员工的考勤表,按时发放工资;

不断完善公司内部管理制度,组织制定、执行、监督公司人事、行政管理规章制度;

组织公司办公费用的方案、办公用品的购置,管理和发放工作;

管理公司非技术性资料、计算机磁盘、光盘等资料;

购置、管理和维修公司固定资产;

组织公司会议、接待、娱乐等各项活动,做好人员考勤和处理各种假期;

负责物流调度,货物保管、运输管理;

参加会议:参加管理委员会会议;参加年度总结会、工作方案会及其有关重大会议;

参加每季、月度的各部门召开的重要工作会议;

参加会议公司召开的紧急或临时重要会议;

6.2行政部采购工作流程

流程名称

行政部采购工作流程

流程分级

使用部门

行政部

流程编码

序号

工作内容

关键内容和考前须知

时间段

检查人

1

接受采购任务、

接受采购任务、

拟定每月采购方案及费用预算

1、

1、结合渠道部业务需要,拟定当月采购方案,制作样品及出货进度。做好物资采购的费用预算。

2、采购方案详细具体,拟定完成时间。费用预算要和财务沟通。

5分钟

行政主管

2

选定供给商

选定供给商

1、

1、先找已经合作的厂家洽谈。无固定合作厂家,通过网络,名片,他人介绍厂家洽谈,沟通采购细节

2、货比三家,选择三家以上的供给商,做好品质与性价比的选择。做好供给商档案的统

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