人事档案调档函.docxVIP

调档函

No.（20XX）

北京市人才交流服务中心:

鲁班，男，身份证号：

已申请在我中心存档，如你处同意，请将其档案整理并附目录清单转往我中心为盼。档案转递请通过机要交通邮寄，严禁个人自带。（有效期30天）

单位名称：天津市河西区人力资源和社会保障局

地址：天津市河西区红旗大街79号

联系电话：

天津市河西区人才交流中心

20XX年XX日XX日

使用说明

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人事档案调档函使用说明（标准版）

一、文件概述

本文件《人事档案调档函》是一份正式公函，旨在向原档案管理机构（如北京市人才交流服务中心）提出调档申请，请求将特定人员的个人档案转递至目标档案管理机构（如天津市河西区人力资源和社会保障局）。该文件是人事档案管理流程中的重要环节，确保了人事档案的安全、准确、及时转移，对于维护个人权益、促进人才流动具有重要意义。

二、文件结构与内容解析

标题与编号

标题：“调档函”，简洁明了地表明了文件的功能与性质。

编号：“No.（20XX）”，便于文件的追踪与管理，确保每一份调档函的唯一性和可追溯性。

收件人信息

明确指出了收件单位为“北京市人才交流服务中心”，确保函件能够准确送达至有权处理档案转递事宜的机构。

调档人员信息

详细列出了需调档人员的姓名（鲁班）、性别（男）、及身份证号码，为档案查找与转递提供了准确依据。

申请内容

明确提出申请：“已申请在我中心存档，如你处同意，请将其档案整理并附目录清单转往我中心为盼。”这句话既表明了调档的目的，也体现了对原档案管理机构的尊重与沟通意愿。

转递方式与要求

强调了档案转递应通过“机要交通邮寄”的方式进行，这是为了保障档案在转递过程中的安全性与必威体育官网网址性。

同时，明确禁止“个人自带”档案，以避免档案遗失、损坏或信息泄露的风险。

有效期限

设定了调档函的有效期为“30天”，提醒原档案管理机构在指定时间内完成档案转递工作，避免延误。

单位信息及联系方式

详细列出了目标档案管理机构（天津市河西区人力资源和社会保障局）的全称、地址及联系电话，便于原档案管理机构在需要时进行联系与确认。

落款与日期

落款为“天津市河西区人才交流中心”，并附有具体的日期（20XX年XX月XX日），体现了文件的正式性与时效性。

三、使用注意事项

准确性：在填写调档函时，务必确保所有信息的准确无误，包括人员信息、单位信息、联系方式等，避免因信息错误导致的档案转递问题。

规范性：调档函应遵循一定的格式与规范，确保函件的正式性与权威性。在书写过程中，应注意语言的严谨性、条理性，以及格式的统一性。

时效性：调档函通常设定了有效期限，因此在使用时应注意把握时间节点，确保在有效期内完成档案的转递工作。

沟通协作：在调档过程中，应保持良好的沟通协作态度，与原档案管理机构保持密切联系，及时解决可能出现的问题与困难。

安全性：在档案转递过程中，应严格遵守相关规定与要求，确保档案的安全性与必威体育官网网址性。对于涉及个人隐私的档案内容，更应予以严格保护。

综上所述，《人事档案调档函》是一份具有特定功能与作用的重要文件，其正确、规范、及时的使用对于维护个人权益、促进人才流动具有重要意义。在使用过程中，应严格遵循相关规定与要求，确保档案的准确、安全、及时转移。