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XXX广告公司采购流程及管理制度

第一章总则

为规范XXX广告公司的采购流程及管理，提高采购效率，确保采购活动的公正、透明与合规，根据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。该制度旨在明确采购流程、职责分工、监督机制及其他相关要求，以保障公司资源的有效利用和成本的合理控制。

第二章制度目标

1.规范采购流程：确保采购活动有序进行，避免因流程不规范导致的资源浪费和损失。

2.提高采购效率：通过明确的采购流程和标准，减少采购周期，提高资源使用效率。

3.确保透明公正：通过公开透明的采购过程，保障各方权益，防范腐败风险。

4.加强监督管理：建立有效的监督机制，及时发现并纠正采购过程中存在的问题。

第三章适用范围

本制度适用于XXX广告公司所有采购活动，包括但不限于广告材料、设备、服务及其他相关物品的采购。所有涉及采购的部门及员工均应遵循本制度。

第四章相关法规及政策依据

1.《中华人民共和国采购法》

2.《中华人民共和国合同法》

3.《公司内部管理规定》

4.其他相关法律法规及行业标准

第五章采购流程

5.1采购需求确认

1.需求提出：各部门根据实际需求，填写《采购需求申请表》，并附上预算及相关说明。

2.需求审核：由财务部审核申请的预算是否合规，相关部门经理需对需求的合理性进行确认。

5.2供应商选择

1.供应商筛选：

-根据采购需求，通过市场调研、行业推荐等方式，筛选出符合条件的供应商。

-建立《供应商名录》，定期更新，确保信息准确。

2.招标及议价：

-对于大宗采购，需进行公开招标，制定招标文件，明确采购要求及评标标准。

-对于小额采购，则通过询价方式获取报价，并进行比较。

5.3采购合同签署

1.合同审核：

-采购部将选定的供应商信息、报价及合同草案提交法务部审核，确保合同条款合法合规。

-合同审核通过后，由采购经理和供应商签署合同。

2.合同存档：

-所有采购合同需由采购部进行存档，建立《合同管理台账》，并定期进行合同履行情况的跟踪。

5.4采购执行

1.订单管理：

-采购部根据合同内容，向供应商发出采购订单，并进行订单确认。

-所有订单需在《采购订单管理系统》中登记，确保可追溯性。

2.物品验收：

-收到货物后，采购部需组织相关部门对物品进行验收，确保质量及数量符合合同要求。

-验收合格后，及时办理入库手续，并更新库存管理系统。

5.5付款管理

1.付款申请：

-采购部需在验收合格后，及时向财务部提交《付款申请表》，附上合同、发票及验收报告。

2.付款审核：

-财务部对付款申请进行审核，确保采购流程合规，付款无误后进行付款。

第六章责任分工

1.采购部：负责采购需求的确认、供应商的选择、合同的签署及履行情况的跟踪。

2.财务部：负责预算审核、付款申请的审核及资金的管理。

3.法务部：负责合同的审核，确保合同条款的合法合规。

4.各部门：根据需求提出采购申请，参与验收及反馈。

第七章监督机制

1.内部审计：

-定期对采购流程进行内部审计，发现问题及时整改，并形成审计报告。

2.投诉渠道：

-建立采购投诉机制，员工可向纪委或采购部反馈采购过程中的问题。

3.评估与反馈：

-每个季度对采购工作进行评估，收集各部门的意见和建议，持续改进采购流程。

第八章附则

1.解释权：本制度由采购部负责解释。

2.生效日期：本制度自发布之日起实施。

3.修订流程：如需对本制度进行修订，需由采购部提出修订建议，经公司管理层审批后可进行修订。

通过以上制度的实施，XXX广告公司将建立起一个规范、高效的采购体系，从而增强公司的整体竞争力，实现资源的最优配置和经济效益的最大化。