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深圳市益普尔英才科技

行政管理条例〔试行〕

〔2006年9月〕

深圳市益普尔英才科技为标准公司行政等行为，实现公司行政管理的有序性和流程化，特制定本行政管理条例〔试行〕。

第一章、公文发放管理

第一条、行政公文定义

行政公文是按照公司章程所赋予的职能与义务，根据公司内部管理需要下达与公布的文件，其文件的性质是公司内部文件，它仅仅表示公司内部有关规定。

1、行政公文内容

行政文件是公司在处理日常事务中形成的文件，分为决定、会议纪要、通知、报告、请示、批复、函、外来文件等。行政文件的附件与正文一起生效、使用。

决定：适用于对公司重大事项或者重大行动做出安排，例如公司的机构增减，人事任免等。

会议纪要：适用于记载和传达总经理办公例会、各种专题会议对某些问题或工作做出安排并要求贯彻执行、说明原那么或需要上下级知道的事项。

通知：适用于要求各部门办理或者知道的事项，传达重要精神或者情况，对人与事的表扬或批评。

报告：适用于下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级询问。

请示：适用于下级向上级请求指示、批准。

批复：适用于上级答复下级请示事项。

函：适用于不相隶属部门或平行部门之间互相商洽工作、询问或答复问题等。

外来文件：指公司收到的政府、股东、客户、合作者或其它与经营、业务有关的单位发来的文件。

上述文件根据实际工作需要，在上报过程中分为急件和普通文件。

行政公文文字：

作为公司红头文件发放的决定和通知应编号。

关于行政人事的决定和通知，编号为：益普尔行字[年份]流水号；

关于财务的决定和通知，编号为：益普尔财字[年份]流水号；

关于其他事项的决定和通知，编号为：益普尔总字[年份]流水号。

第二条、行政公文管理

1、符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。

2、内容翔实,观点明确,文字精练,条理清楚,层次清楚,标点符号正确。

3、公文中的人名、地名、数字要准确,引用的公文要注明发文机关、公文编号、标题和发文时间。

4、公文中的数字,在不致引起混乱的情况下,应尽量使用阿拉伯数字。

5、如属于急件，报送部门应在文件随附单上特别注明，并写明希望批复的时限。

6、行政部根据公司总经理的决定或意见起草文件〔包括内容、文号、发放范围等〕，起草与修改后需进行登记过程。

7、行政公文由总经理批准、签发。

8、行政部负责按公文发放范围进行发放，需要公告的进行公告。公文原件由行政部负责保管，发放与公告一律使用复印件。

收、发文由行政部负责签收、登记；行政部负责行政文件原件的存档管理。

普通文件：行政部在收到其他部门报送的普通文件时，应在两个工作日内将行政文件报送有关部门或领导。有关部门或领导应在收到行政文件后三个工作日内处理，签署意见后发还行政部。有关部门或领导因出差等原因而无法亲自处理的，应授权有关人员代为处理；行政部应在两个工作日内，把相关部门或领导签署意见的复印件分发给报送部门及有关部门。报送部门及有关部门应在行政部留存的原件上签字确认收到。

急件：行政部在收到其他部门报送的急件时，应在当日内将行政文件报送有关部门或领导。有关部门或领导应在收到急件后一个工作日内处理，签署意见后发还行政部。

发文对象职位变动时，由行政部负责收回公文。

第二章、邮件、快递管理

第一条、邮件〔包括快递〕收发由公司前台负责；

第二条、所有邮寄挂号信封由业务员自己填写，填写要求：

1、使用水性笔或钢笔填写，字迹清晰，防止涂改；

2、填写前核实企业详细地址、公司名称、邮政编码，收件人完整姓名以及有效联系，防止相关信息缺失而引起投递延误或退件。

第三条、需要邮寄的发票由专人填写和管理，业务员在投递前核对发票与公司名称、金额、大小写是否一致，发现错误及时纠正，防止造成发票浪费；

第四条、当日需交递的挂号信于每日上午9点之前交文员登记，5点半之后的信件第二日交递。

第五条、发票尽量使用挂号信方式邮递，如遇特殊情况申请采用快递必须填写《快递申请单》，有总经理签字才能快递。采用挂号信方式邮寄发票由于地址书写不详或公司名称、收信人书写有错而引起的发票丧失，由本人承当相应的损失。通过特快专递邮寄的丢件损失全部由本人承当。

第六条、快递单按照快递公司的规定使用圆珠笔填写，以正楷、详细、准确、用力逐条填写，快递邮寄物品按快递公司对包裹的相关规定办理；通过快递邮寄发票时物品一栏填写写“文件”而不是“发票”。

第七条、信件〔包括快递〕的收发由文员每日登记，以便查询，发送公司特殊文件还需填写《邮寄申请单》。〔附件6〕

第八条、挂号信如果一定时间对方没有收到，可以在前台查询邮寄日期及编码，然后由前台登记向邮局提交查单，邮局一般是在1个月给予回复，请业务员注意向客户做好解释和及时反应信息的工作；

第九条、但凡涉及公司机密或重要文件