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中小企业员工手册编制“四步法”

员工手册”，简单地说就是能够让员工快速了解公司并能规范员工日常

行为的小册子,它有两项基本功能:一是使刚进入公司的“准员工”能够快速

了解公司的历史、文化、运作模式、员工管理政策、日常行为规范等，快

速成长为公司的“合格员工”；二是规范员工的日常行为，强化行业或公司

的特殊要求，提升公司整体的运作效率。

对于中小企业来说，如果能够有效地发挥“员工手册”的功效，一方面

可以缩减培训成本与员工管理成本，另一方面还可以促使员工降低工作失

误率与事故率，从而提高员工的工作效率与效果。“员工手册”的编制往往

需要以明晰的企业文化和规范的人力资源管理体系为基础，而目前我国大

部分中小企业的企业文化还处在混沌状态,人力资源管理体系也还不够规

范，在这种状况下,中小企业该如何编制既适合自身又不失操作性的“员工

手册”呢？笔者根据多年的咨询实践经验，针对性地提出了编制员工手册的

“四步法。

第一步:定框架

“定框架”，即确定“员工手册”内容的基本框架。一般来说，一套完整的

员工手册其基本框架应该包括五个部分：第一部分是“写在前面的话”，第

二部分是“公司概述”，第三部分是“行为规范”和“特殊的职业要求，第四

部分是“员工管理制度”，第五部分是“附则。对中小企业来说，同样可以

直接将这个基本架构作为员工手册的主要内容,然后,在这一主框架的基础

上,确定相应的次级框架。

用好“写在前面的话”

这部分的内容通常是以公司的最高行政长官名义签发，其主要目的是“欢

迎员工并激发员工学习手册的热情,因而,其次级框架通常包括以下几个

方面：（1)欢迎词;（2）员工可通过员工手册获得什么;（3)祝语与希望；

(4）签名。最近两年，中小企业在编制员工手册的时候,虽然在结构上都会

包含这一部分，但在次级框架确定时却经常出现偏差，往往把“总则作为

次级框架的一个项目。例如,一家有员工800多人的不锈钢架制造企业，

其“写在前面的话”的次级框架的项目在包括“欢迎词之外，还包含有“本手

册的编写目的，本手册的指导思想、适应范围以及希望员工遵守手册”等项

目。以这样“写在前面的话开篇的员工手册从形式上说不伦不类，从效果

上说会使员工产生反感,影响其对员工手册的学习效果和进一步的内化、执

行.因此，建议中小企业在编写员工手册时，严格按照“欢迎词、学习员工

手册的收获、祝语与希望及签名”的次级框架进行编写。

灵活运用“公司概述”

“公司概述”部分的目的就是让员工快速了解公司、快速融入公司。这部分

的次级框架通常包括以下几个方面:（1）公司的价值观；（2）公司的战

略目标；（3）公司业务概况介绍；(4）公司的组织架构；(5)公司的发展

历史；（6)公司的企业文化等项目。

大型企业的员工手册都非常重视这部分的内容,然而,许多中小企业

却往往忽视这一部分。笔者诊断过的中小企业中有近60%的员工手册没有

这部分内容，导致这一现象出现的根本原因是许多中小企业根本就没有明

确的价值观、发展目标等,也没有意识到这部分内容对新进员工了解公司、

融入公司所起的作用,以及这部分内容对于树立公司形象的重要意义。因

此,建议中小企业务必将“公司概述”作为员工手册主框架的一项重要内

容，但在确定这个主项目的次级框架时，可以根据企业的实际情况

灵活处理，如果公司目前尚没有明确的价值观或发展战略目标，也没有提

炼出明确的企业文化，那么暂时可以将“公司业务介绍、发展历史及组织

架构等作为“公司概述的次级框架,同时，要着手明确公司的价值观、战

略目标等,适时地提炼出自己的企业文化。

明确“行为规范”和“特殊的职业要求”

通过对行为规范或特殊的职业要求的学习和理解，可以提升公司员工

整体的职业素养，进而提升员工的工作效率与业绩。这部分的次级框架通

常包括以下内容:（1）公司日常行为规范;(2)公司日常工作中的行为规范;

（3）对外业务交往中的行为规范；(4）行业特殊职业要求（例如食品行

业对卫生行为的要求等）。目前,部分行业的中小企业比较重视这部分内

容,例如酒店行业、连锁专卖行业、保险行业等，但许多制造企业对这部

分却重视不足.因此,建议中小企业在编制员工手册时不要考虑自身属于

什么样的行业、不管目前具备不具备相关的制度,都要将这部分作为员工手

册主框架的一项主要项目，目前没有相关制度的公司务必马上组织相关人

员