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食品行业档案管理制度

第一章总则

为加强食品行业内的档案管理，保障食品安全和相关信息的有效利用，根据国家相关法规、行业标准及公司内部规范，特制定本制度。食品档案是记录食品生产、加工、流通及消费等环节的文件材料，是确保食品安全和质量的重要依据，亦是对外监管和内部管理的重要工具。

第二章制度目标

本制度旨在：

1.规范档案管理流程：确保食品行业各环节的档案管理规范化、标准化；

2.提高档案利用效率：便于相关人员快速查阅和使用档案，提高工作效率；

3.保障信息安全：确保档案的真实性、完整性和安全性，防止信息泄露和篡改；

4.促进法规遵循：确保档案管理符合国家法律法规及行业标准，降低法律风险。

第三章适用范围

本制度适用于本公司所有涉及食品生产、加工、流通及相关业务的部门和人员，包括但不限于：

生产部门

质量检验部门

销售部门

采购部门

行政管理部门

第四章档案管理规范

4.1档案的收集与归档

1.各部门需按照相关规定，及时收集与食品生产、加工、流通有关的各类档案材料，包括但不限于：

原料采购记录

生产工艺流程记录

质量检验报告

销售合同及发票

客户反馈及投诉记录

食品安全事故及处理记录

2.收集的档案材料必须完整、真实，字迹工整。各部门应在每月最后一周对本部门的档案进行整理和归档。

3.档案归档后，需填写《档案归档登记表》，记录归档材料的名称、数量、归档日期及责任人，并由相关负责人签字确认。

4.2档案的保管

1.所有档案应由专人负责保管，存放在专用档案室内，档案室应符合防火、防潮、防盗等要求。

2.档案应逐一编号并建立电子档案管理系统，确保档案的可追溯性和完整性。

3.每年应对档案进行一次全面检查，确保档案的完整性与安全性，并记录检查结果。

4.3档案的查阅与借用

1.查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经相关负责人批准后方可查阅。查阅过程中须遵守必威体育官网网址制度，严禁对档案进行改动。

2.档案原则上不外借，特殊情况需借用时，须经执行总裁批准并填写《档案借用登记表》，借用人负责档案的安全和及时归还。

3.借用档案后，需在规定时间内归还，并由档案管理人员进行核对，确保档案完好无损。

4.4档案的转递

1.档案转递工作应由档案管理专员负责，转递的档案需密封，并填写《档案转递通知单》。

2.转递过程中，档案不得被拆封，转递记录需保留备查。

3.对于转入的档案，应及时核对无误，并办理通知单的回执，确保转递流程的规范性。

第五章监督机制

5.1监督检查

1.公司应定期对档案管理工作进行检查，确保制度的实施情况和档案的安全性。

2.监督检查结果应形成书面报告，并向相关部门反馈，以便进行改进。

5.2评估与反馈

1.档案管理工作应每年进行一次评估，评估内容包括档案的完整性、安全性及使用效率。

2.各部门应定期向档案管理部门反馈使用情况及存在的问题，以便及时调整和优化档案管理流程。

第六章附则

1.本制度由公司档案管理部门解释，自颁布之日起实施。

3.本制度自发布之日起生效，所有相关人员应严格遵守，并积极配合档案管理工作。

通过以上制度的建立与实施，我们希望能够提升食品行业的档案管理水平，保障食品安全，促进企业的可持续发展。希望各部门能够积极配合，共同推动档案管理工作的落实。