船运公司合同付款管理办法.docxVIP

船运公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本船运公司合同付款管理，规范付款流程，保障公司资金安全和合同顺利履行，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本办法。

2.本办法适用于公司所有涉及船运业务相关合同的付款管理。

二、合同付款的依据

1.合同文本

正式生效的合同是付款的根本依据。在付款前，必须确保合同条款明确、完整，包括但不限于付款金额、付款方式、付款期限、货物或服务内容、质量标准等关键信息。任何对合同条款的变更或补充须通过合法有效的书面形式进行，并经相关授权人员批准。

2.相关凭证

-发票：付款必须取得符合国家法律法规和公司财务要求的正规发票。发票内容应与合同内容相符，包括开票单位、货物或服务名称、金额、税率等信息。对于不符合要求的发票，财务部门有权拒绝受理付款。

-验收报告：对于涉及货物运输或服务提供的合同，在付款前需取得相应的验收报告。验收报告应由公司指定的验收人员或部门签字确认，证明货物或服务已按照合同约定的质量标准和数量要求完成交付或履行。

-其他支持性文件：根据合同性质和实际情况，可能需要其他支持性文件，如运输清单、装卸记录、航次报告等，这些文件应能充分证明合同执行情况符合付款条件。

三、付款流程

1.付款申请

-由合同执行部门负责提出付款申请：申请人应填写《合同付款申请表》，详细注明合同名称、编号、供应商/服务商名称、付款金额、付款事由、付款方式（如现金、银行转账、支票等）、本次付款所属阶段（如预付款、进度款、尾款等）以及申请付款日期等信息。

-附上付款依据：将合同原件或复印件（注明与原件一致并加盖部门公章）、发票、验收报告及其他相关支持性文件一并作为申请表的附件提交。

2.审核环节

-部门负责人审核：合同执行部门负责人对付款申请进行初审，主要审核付款申请内容与实际合同执行情况的一致性，确认付款条件是否已满足，相关支持性文件是否齐全有效。如审核通过，签字确认并转交给财务部门。

-财务部门审核：财务人员收到付款申请后，从财务合规性角度进行审核。包括审核发票的真实性、合法性和有效性，付款金额是否与合同约定一致，付款方式是否符合公司财务政策，以及公司当前资金状况是否允许支付等。若发现问题，应及时与申请部门沟通并要求补充或更正；审核无误后，在申请表上签字并提交给公司管理层审批。

3.公司管理层审批：根据公司授权审批制度，付款申请将提交至相应层级的公司管理层进行审批。管理层应综合考虑合同履行情况、公司整体财务安排以及与供应商/服务商的合作关系等因素，决定是否批准付款。审批通过后，在申请表上签字确认。

4.付款执行

-财务部门安排付款：在获得公司管理层批准后，财务部门根据申请表上的付款方式安排付款操作。对于银行转账付款，应确保转账信息准确无误，包括收款单位名称、账号、开户行等；对于支票付款，应严格按照支票使用规定填写和签发支票。

-付款记录与反馈：财务部门在完成付款后，应及时在财务系统中记录付款信息，并将付款凭证（如银行回单等）归档保存。同时，通知合同执行部门付款已完成，以便其跟踪合同后续执行情况。

四、预付款管理

1.预付款审批

对于需要支付预付款的合同，除按照正常付款流程提交申请和审核外，申请人应在《合同付款申请表》中详细说明预付款的必要性、预付款金额占合同总金额的比例以及预付款的保障措施（如保函、定金条款等）。预付款比例一般应根据合同性质、供应商/服务商信誉等因素合理确定，原则上不得超过合同总金额的[X]%。公司管理层在审批预付款时，应着重考虑风险因素，确保公司利益不受损害。

2.预付款跟踪与抵扣

-合同执行部门负责跟踪预付款使用情况：在合同执行过程中，应与供应商/服务商保持沟通，确保预付款用于合同约定的用途。如发现预付款使用异常，应及时向公司报告并采取相应措施。

-预付款抵扣：在后续合同付款阶段，应按照合同约定及时抵扣预付款。财务部门在核算付款金额时，应准确计算预付款已使用金额和剩余可抵扣金额，避免重复付款或错误抵扣。

五、进度款管理

1.进度款支付条件确认

-合同执行部门应根据合同约定的进度节点，及时对货物运输进度或服务提供情况进行检查和评估。当达到支付进度款条件时，按照付款流程提出进度款付款申请。支付进度款的条件一般包括但不限于完成特定航次运输任务、货物装卸达到一定比例、服务完成阶段性目标等。

-在申请进度款时，应提交详细的进度报告，说明合同执行进度情况、已完成的工作量、与合同约定进度的对比情况以及预计后续执行计划等内容，作为财务部门和公司管理层审核的依据。

2.进度款审核与支付

财务部门和公司管理层在审核进度款付款申请时，除参考正常的审核要点外，应重点核对进度报告的真实性和合理性，确保进度款支付与实际合同执行进度相符。审核通过后，按照规定流程支付