memo_SA_发票校验预制发票功能使用的问题_060524_1.1.docVIP

中国石化ERP推广项目SINOPEC_ERP

项目备忘录COMMENTS

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推广单位：

江西/安徽石油分公司

提交:

江西/安徽石油ERP项目管理组

提交人:

江西/安徽石油ERP项目组

日期:

2006-05-24

审核人：

主题:

发票校验中发票预制功能使用问题

背景：

江西/安徽石油公司财务部门认为，目前存在三单不匹配情况，使用发票预制的功能增加了财务审核，这样可以实现财务对业务的监控，同时，由业务部门做发票预制，财务部门做审核更加符合内控制度的要求。但是，业务部门认为，发票校验的三单匹配在业务已经完成，做发票预制没有意义，财务部门可以做直接过账即可。

中石化销售企业ERP实施模板中对发票预制没有做硬性要求，可以根据企业实际情况使用或不使用。但是，江西、安徽公司今年是做服务器集中试点，对某些业务的系统处理方法可能成为今后实施服务器集中的规范或标准，所以，方法的实用性直接影响以后实施服务器集中企业。

方案一：使用发票预制功能，由业务部门做发票预制，财务部门做审核。

利：(1)财务在进行三单匹配时，可以进行“精确匹配”，所依据的除了三单外，还有预制发票。

(2)业务部门做发票预制提高了准确率，财务人员可以关注业务的一些例外情况，适时进行财务处理，提高数据的正确性。

(3)可以在系统中收集更多信息，由于预制发票上有业务部门对差异需进行说明，让财务更能清晰了解了差异情况，有利于部门间配合。

弊：业务部门要做发票预制，并且增加了财务部门的审核，从流程上看，增加一个环节。

方案二：业务部门不做发票预制，财务直接做过账处理。

利：流程比较简单，业务部门不需要做发票预制，财务人员也不需要月末检查未过账的预制发票及做过账处理，保证帐务处理的及时性。

弊：(1)缺少财务审核环节，不利于内部控制，不利于明确部门间的责任。

(2)单据在系统外传递时间长，并且系统没有记录发票预制的信息，对采购订单历史记录的反映相对滞后。

(3)财务人员疲于应付日常业务，很难发现业务过程中的一些特例并及时做财务处理，财务人员的效率不高，错误率也较高。

人员

意见及签字

石化盈科公司人员

日期：年月日

项目组负责人

日期：年月日

项目管理组成员

日期：年月日

项目管理组组长

日期：年月日