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电脑安装维修公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本电脑安装维修公司合同付款管理，规范付款流程，保障公司资金安全和业务的顺利开展，特制定本办法。

2.本办法适用于公司与客户、供应商等签订的所有涉及电脑安装维修业务相关合同的付款管理。

二、职责分工

1.财务部门

-负责审核合同付款条款的合规性和财务可行性。

-根据付款审批流程办理付款手续，确保付款准确、及时。

-建立合同付款台账，对每一笔付款进行详细记录，包括付款日期、金额、对方单位、合同编号等信息。

2.业务部门

-负责发起合同付款申请，提供与付款相关的业务依据，如合同执行进度报告、验收报告等。

-与客户或供应商沟通协调付款相关事宜，及时解决付款过程中出现的业务问题。

3.管理层

-负责审批合同付款申请，根据公司资金状况和业务发展需要，决定是否批准付款。

三、付款流程

1.预付款申请

-对于需要预付款的电脑安装维修合同，业务部门应在合同签订后，填写《预付款申请单》，注明合同编号、预付款金额、预付款用途、预计到货或服务开始日期等信息。

-《预付款申请单》应附上合同复印件，经业务部门负责人审核签字后，提交财务部门。

-财务部门对《预付款申请单》进行财务审核，重点审核预付款金额是否符合合同约定、公司资金是否充足等，审核通过后报管理层审批。

-管理层审批同意后，财务部门办理预付款支付手续。

2.进度款申请

-在电脑安装维修项目执行过程中，根据合同约定的付款节点，业务部门应填写《进度款申请单》，并提交项目进度报告。

-项目进度报告应详细描述已完成的工作内容、质量情况、是否符合合同进度要求等。

-《进度款申请单》经业务部门负责人审核签字后，与项目进度报告一并提交财务部门。

-财务部门对《进度款申请单》和项目进度报告进行审核，确认无误后报管理层审批。

-管理层审批通过后，财务部门安排进度款支付。

3.验收款申请

-电脑安装维修项目完成后，业务部门应组织验收。验收合格后，填写《验收款申请单》，附上验收报告。

-验收报告应包括验收标准、验收结果、遗留问题（如有）及处理意见等内容。

-《验收款申请单》经业务部门负责人、质量控制部门（如有）签字确认后，提交财务部门。

-财务部门审核相关资料，重点审查验收程序的合规性和验收结果的有效性，审核通过后报管理层审批。

-管理层审批同意后，财务部门支付验收款。

4.尾款申请

-在质保期届满后，如无质量问题，业务部门可填写《尾款申请单》，申请支付合同尾款。

-《尾款申请单》应注明质保期内设备或服务的运行情况、有无质量投诉等信息，并经业务部门负责人签字后提交财务部门。

-财务部门审核后报管理层审批，审批通过后支付尾款。

四、特殊情况处理

1.若在合同执行过程中出现争议或纠纷导致付款延迟或调整，业务部门应及时向管理层汇报，并与财务部门沟通协商解决方案。

2.对于因客户或供应商原因需要提前或延期付款的情况，业务部门应提出书面申请，经管理层批准后，财务部门按批准意见办理相关手续。

五、监督与审计

1.公司内部审计部门应定期对合同付款情况进行审计，检查付款流程的合规性、付款依据的真实性和完整性。

2.对审计发现的问题，应及时要求相关部门整改，并视情节轻重追究相关人员责任。

六、附则

1.本办法由公司财务部门负责解释和修订。

2.本办法自发布之日起生效实施。