加油站合同档案管理协议.docx

加油站合同档案管理协议

甲方（加油站运营方）：

名称：[加油站名称]

法定代表人：[法定代表人姓名]

地址：[加油站地址]

联系电话：[联系电话]

乙方（档案管理服务提供方）：

名称：[服务提供方名称]

法定代表人：[法定代表人姓名]

地址：[服务提供方地址]

联系电话：[联系电话]

鉴于甲方在加油站运营过程中涉及大量各类合同的签订与履行，为确保合同档案的安全、完整、规范管理与有效利用，甲方委托乙方提供专业的合同档案管理服务。双方依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规规定，经平等协商，达成如下合同档案管理协议：

一、服务内容

1.档案收集与整理：

-乙方负责收集甲方加油站所有合同相关文件资料，包括但不限于合同原件、补充协议、合同审批表、双方往来函件、会议纪要、与合同履行相关的票据凭证、验收报告等。收集范围涵盖油品采购合同、设备租赁合同、工程建设合同、服务外包合同以及其他与加油站运营业务相关的各类合同文件。

-对收集的合同档案进行分类整理，按照合同类型、签订时间、业务板块等合理分类方式进行归档，编制详细的档案目录与索引，确保每份合同档案都能方便快捷地被检索与查询。档案整理应符合国家档案管理的相关标准与规范要求，保证档案的系统性与完整性。

2.档案存储与保管：

-乙方提供专门的档案存储设施与场地，确保合同档案存储环境符合防火、防潮、防虫、防盗、防鼠、防光、防尘、防磁等“八防”要求，配备必要的消防器材、温湿度调控设备、监控设备以及防虫防鼠设施等，保障档案实体的安全。

-建立健全档案保管制度，对合同档案的出入库进行严格登记与管理，实行专人负责、定期盘点，确保档案数量与内容的准确性。对于电子合同档案，乙方应采用安全可靠的存储介质与数据备份技术，防止数据丢失或损坏，同时做好电子档案的加密与访问权限控制工作，确保电子档案的信息安全。

3.档案借阅与利用：

-根据甲方的授权与需求，乙方负责办理合同档案的借阅手续。制定规范的借阅流程，明确借阅权限、借阅期限、借阅登记要求等。只有经过甲方授权的人员或部门，并在办理相关借阅手续后，方可借阅合同档案。借阅过程中，乙方应跟踪档案的使用情况，确保档案按时归还，防止档案遗失或被篡改。

-协助甲方利用合同档案信息资源，为甲方提供档案查询、复印、数据统计分析等服务。根据甲方的要求，乙方可以对合同档案中的相关数据进行提取与整理，如合同金额统计、合同履行期限分析、供应商合作情况汇总等，为甲方的决策制定、业务管理、风险防控等提供数据支持与参考依据。

4.档案销毁：

-对于已超过保管期限且符合销毁条件的合同档案，乙方应按照国家档案销毁的相关规定与程序，会同甲方进行鉴定与销毁工作。在销毁前，应编制详细的销毁清单，报甲方审核批准，并由双方共同派人监销。销毁过程应进行全程记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，确保档案销毁工作的合规性与可追溯性。

二、服务期限

本合同档案管理服务期限自[起始日期]起至[结束日期]止。服务期限届满前[提前通知期限]，双方应就是否续签服务合同进行协商。如双方均无异议，则本合同自动延续[延续时长]；若一方不同意续签，则本合同在服务期限届满时终止。

三、双方权利与义务

1.甲方权利义务：

-甲方有权对乙方的合同档案管理服务工作进行监督与检查，要求乙方按照本协议约定的服务内容、标准与规范开展工作，确保合同档案管理服务的质量与效果。

-甲方应及时将新签订或变更的合同文件资料以及其他与合同档案相关的材料交付给乙方进行管理，并确保交付材料的真实性、完整性与准确性。在合同履行过程中，甲方应配合乙方做好档案收集工作，如提供合同履行过程中的相关凭证、报告等资料，以便乙方及时更新与完善合同档案内容。

-甲方有权按照本协议约定的借阅流程与权限，借阅与使用合同档案信息资源，要求乙方提供及时、准确的档案查询、复印、数据分析等服务。甲方应指定专人负责与乙方对接合同档案管理工作，并向乙方提供授权人员名单与联系方式，以便乙方办理档案借阅手续。

-甲方应按照本协议约定向乙方支付合同档案管理服务费用。如乙方在服务过程中存在违反本协议约定或未达到服务质量标准的情况，甲方有权要求乙方限期整改；若乙方整改后仍未达到要求，甲方有权扣除相应的服务费用或解除本合同，并要求乙方承担违约责任。

2.乙方权利义务：

-乙方有权按照本协议约定收取合同档案管理服务费用。

-乙方应组建专业的档案管理团队，配备具备档案管理专业知识与技能的人员，负责合同档案管理服务工作。团队成员应接受相关培训，熟悉档案管理法律法规与业务流程，确保服务工作的专业性与规范性。

-乙方