行政部备用金账本管理规范.docVIP

行政部备用金账本管理标准

行政部备用金账本格式

行政部备用金账本使用记事本作为记录本，其中以画格子的形式，制作表格。

标题栏应包括：日期、内容/摘要、收入、支出、报销人、经办人、备注、发票、财务拨款共九项。其对应宽度分别为2、8、3、3、3、3、6、2、2；

如图：

“备注”一栏写票号，备用金余额；

“发票”一栏如果是无，写清楚此项何时到财务部报销同时注明用的什么发票抵用。

“财务拨款”一栏用红色水笔标注到财务部报销的日期。

账本的启用和封存

账本启用时，需在封面写清标题“行政部备用金账本〔×〕”，其中“×”为大写数字，表示账本的序号。

写清“启用时间”、“结束日期”，以及管理者并签字保存。

如图：

报销流程

报销人凭有效发票或盖章的收据进货单，同时填写“费用报销审批单”，到行政部人事部报销；

如图：

报销人在报销前，需要将发票贴在“费用报销审批单”上，内容填写正确、完整后，在“报销人”〔审批单上的〕一栏签字后交账本管理员；

账本管理员确认票据事实、审核票据后，用黑色墨水笔登记、蓝色墨水笔小计；

由报销人用蓝色水笔签字确认后交由现金管理员，现金管理员确认签字后支付现金；

账本管理员计算余额，用蓝色水笔在账本上登记；

如图：

每周一、周四为报销日。由账本管理员登记、统计需要报销的票据交行政部主管复核，然后交财务部出纳和主管审核，最后交董事长签字后，将票据交给财务部，等待拨款。同时通知现金管理员第二天到财务部领钱以及当次应领的总额。

PS：如果费用报销审批单上的费用是抵充的，在审批单左上角的“报销部门”后加点，以秘密记号。

票据整理完毕后，登记报销记录电子帐。要求在电子帐目上标出没有发票的费用是使用什么票据抵充的。然后，取一张单面废白纸，将被抵充的原始票据用胶水张贴在纸上，黑水笔写清楚该笔费用报销的日期。如下列图所示：

现金管理员领钱后到账本管理员处登记签字，两人核对现金和账本的余额。

借款

当备用资金缺乏，需要借款时，在“内容/摘要”一栏，注明“向××借款”，在“收入”一栏，登记借款数额。同时，借款人需在“报销人”一栏签字，现金管理员核实签字；

现金管理员报销领款后，应及时归还借款，按报销流程登记。