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物业质量管理体系文件

一、目的

规钥匙委托管理工作，确保妥善保管好托管的钥匙。

二、适用围

适用于特定情况下业主委托保管的钥匙及未入住单位钥匙的管理。

三、职责

1、服务处主管负责组织、安排钥匙的管理工作。

2、服务处员工负责依照本程序实施托管钥匙的日常管理工作。

四、程序要点

1、管理处可以进行钥匙保管的围

(1)开发商交楼后，业主未入住时由开发商托管的钥匙。

(2)特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指：业主确有实际的生活、工作困难确需

托管钥匙，不至于给物业部工作带来额外事端的情况。

2、开发商托管的钥匙

(1)物业接管验收工作结束后，物业部可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥

匙。

(2)接管过来的钥匙由服务处员工清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜

中。

(3)钥匙的发放工作详见《入住管理标准作业程序》

3、业主在特定情况下托管的钥匙

(1)业主委托保管钥匙时，服务处员工应按《业主托管钥匙委托书》（一式两联）要求填

写日期、单位编号、业主XX、钥匙数量、托存原因及领取钥匙的要求等项目。

(2)管理员就特别向业主说明本物业部不承担为业主保管庭财产的责任，业主同意后，

请业主在《业主托管钥匙委托书》的“业主签名”栏签名确认。

(3)管理员将《业主托管钥匙委托书》第二联交业主保管。

(4)管理员将《业主托管钥匙委托书》上的有关内容登记在《业主托管钥匙登记表》内，

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并在托管的钥匙上贴上标有业主XX的标识，然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。

4、托管钥匙的管理

(1)管理处有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时，由服务处员工在借用人办理钥

匙借用手续后，将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的办理程序为：借用人在《借用钥匙登记

表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人联系等内容，然

后签名确认。

(2)办理钥匙退还手续时，服务处员工应在核对钥匙数量后，在《借用钥匙登记表》中

标注钥匙退还日期，并在“接收人”一栏签名确认。

(3)服务处主管应安排服务处员工根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况，发现借

期超过三天不还钥匙者，应致电借钥匙部门或个人催还。

(4)当接到丢失或损坏钥匙报告时，服务处员工应按《钥匙管理备忘录》要求记录事件

经过并报服务处主管；服务处主管与房地产开发商业主联系，征得同意后，采取补配钥匙或

换锁措施确保遗失钥匙单位的安全，服务处员工将处理结果记录在《钥匙管理备忘录》中。

(5)业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时，管理员凭《业主证》领钥匙人的XX

移交钥匙给领钥匙人。同时应在《业主托管钥匙登记表》中标注移交日期，请业主领钥匙人

签名确认。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主业主指定的领钥匙人时，服务处

员工不得将钥匙转交。

5、所有与钥匙管理有关的记录应由部门归档保存两年。

五、记录

1、《业主托管钥匙委托书》

2、《业主托管钥匙登记表》

3、《借用钥匙登记表》

4、《钥匙管理备忘录》

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一级物业管理企业

体系文件

程序文件目录

序号编号标题页码版号/状态

14.2.3文件控制程序3A/0

24.2.4质量记录控制程序3A/0

35.4.1质量目标控制程序2A/0

45.5.3内部沟通控制程序