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第
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公司文件编码办法
目的
为了有效管理公司文件、合同及档案资料,便于文件的识别、追溯和控制,加强管理,提高管理的科学化、规范化,特对公司的制度、作业指导、操作文件、合同等文件实行统一编号,实现文件编码唯一性,特制订本管理制度。
适用范围
适用于公司运管管理类的文件、合同、制度、作业指导、操作文件的编号等。
职责
xx部:负责公司所有文件编号的制定、归集、登记、修改、解释等管理。
文件管理
文件编码规则
①公司文件编码要素
公司代码、部门代码、文件类型代码、文件流水号、修改版次
②公司代码
XXXX公司XXXX
③部门代码
部门代码由部门名称前两个字的汉语拼音首字母大写组成,部门代码如下:
总经办
综合部
财务部
经营部
市场部
商务部
采购部
设计技术部
工程部
ZJ
ZH
CW
JY
SC
SW
CG
SJ
GC
=4\*GB3④文件类型代码
流程制度、管理办法
ZD
作业指导、操作文件
ZY
合同
采购合同
CGHT
施工合同
SGHT
设计合同
SJHT
分包合同
FBHT
人事合同
RSHT
行政类合同
XZHT
其他合同
QTHT
=5\*GB3⑤文件流水号
所有文件流水号由七位阿拉伯数字组成,YYYY001,YYYY表示年份,后三位序号从001开始,例2018001。
=6\*GB3⑥修改版次
修改版次由一个大写字母、一位数组成,例:A/0,大写字母表示版号,数字表示修改次数。
B/0表示:B版第一次修改;C/3:表示C版第三次修改
文件编号种类
①制度、作业指导类:公司代码-部门代码-文件类型代码-文件流水号(修改版次)
第
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例:XXXX综合部发布的管理制度:XXXX-ZH-ZD-2018001(A/0)
②合同类:公司代码-部门代码-文件类型代码-文件流水号
例:XXXX工程部的施工合同:XXXX-GC-SGHT-2018012
文件编号管理程序
①文件编号的编制、修改与审核
由各部门主导编写、修改并由部门负责人进行统一编号,文件编号发xx部审核与备案,盖章之后的文件原件移交至xx部统一进行归档管理。
②部门代码新增
因公司业务、组织架构调整,新设部门或其他调整,新增部门的部门代码编号,由xx部统一进行编制。
③文件类型代码新增
因工作需要,需新设其他文件类型代码,由xx部统一进行编制,并公布至全公司。
附则
本制度由XX部负责解释。
本制度总经理签字后,发布之日起实施。
XX部
201X年XX月XX日
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