公司人事档案管理制度.docx

XXXX公司人事档案管理制度

总则

(一)为了规范集团的人事档案管理工作,加强对人事档案的收集、补充、鉴别、汇总整理、借阅、借用、转递、保管等工作流程的内部管理监控,维护集团人事档案的规范性和必威体育官网网址性,根据国家人事档案管理法律法规和集团档案管理制度等有关制度，结合集团人事档案管理工作实际，特制定本制度。

(二)本制度适用于集团系统内部人事档案管理工作。

档案管理人员工作职责

(一)综合办公室安排专职管理人员，负责对人事档案的收集、补充、鉴别、整理、借用、借阅、转递、保管、规范等管理工作，原则上管理人员档案资料终身保存，普通员工档案至少保留两年;

(二)集团人事档案管理人员工作职责:

1.严格遵守《中华人民共和国档案法》和必威体育官网网址制度,保护档案的安全,不得泄露档案内容，做好人事档案的安全必威体育官网网址、保护工作;

2.根据集团公司人事档案工作具体情况，完善各项必要的规章制度，坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事；

3.收集、鉴别和整理人事档案材料，办理人事档案的查阅、借阅和转递等工作。及时登记人事职务、工资、职称等的变动情况，为有关部门提供人事档案信息；

4.积极主动地去发现人事档案工作的新情况、新问题，并定期向部门领导请示报告工作；5.积极参加档案管理学习，提高业务水平和工作能力。

（三）未经允许，任何人不得借阅人事档案资料。

三、纸质资料管理

(一)收集综合办公室档案专管员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。

(二)整理

1.人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基础档案资料、辅助档案资料、离职档案资料三大类;其中基础档案资料和辅助档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。

(1)基础档案资料入职基本资料资料，包括但不限于姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况，工作履历等；员工入职相关审批文件资料，包括但不限于入职审批表、员工薪酬说明书、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）等；员工各类证件资料，包括但不限于身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证、各种专业证书、比赛获奖证书等等；员工各类在职资料，包括但不限于转正申请书、试用期员工转正定级考核表、每年度工作总结等；

(2)辅助档案资料

①辅助档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。

②辅助档案资料分类累积类资料:是指不可用新版替代旧版的辅助档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中;更新类资料:是指可用新版替代旧版的辅助档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可(旧版抽出,新版存入)

③辅助档案资料(累积类)主要包括:培训(学习)总结资料、任免类文件、调动交接资料共四类;

④辅助档案资料(更新类)主要包括:劳动合同及必威体育官网网址协议和体检资料共两类。

(3)离职档案资料离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。

四、档案组卷、存放规定

1.设立专用的档案柜。档案存入箱柜时排列系统，重要档案要专柜存放。

2.以部门为单位，分类设置基础档案资料、辅助档案资料及离职档案资料档案盒，将每位员工的人事资料对应存入部门人事档案袋的分类文件盒中，必要时可统一使用(长)32cm(宽)*6cm(高)*22cm的档案盒存储档案。

3.档案盒背侧应当贴有人事基础档案资料、人事辅助档案资料及人事离职档案资料及档案号。

4.档案盒内首页应当设置档案索引表。

5.归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写。

五、电子档案管理

电子档案管理对应于纸质人事档案，即将员工档案原件用扫描的形式，保存一份完整的电子档案，同样设立人事基础档案资料、人事辅助档案资料及人事离职档案资料文件夹，以部门为单位存入。为后续的查阅与调取提供便捷；也可防止因意外致使原件丢失、破损、被盗窃、被毁损等情况出现；

电子信息录入:综合办公室档案专管员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一星期之内全部录入公司人事管理系统。

2.电子信息更新:员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。

监督与处罚

对违反本规定有下列情形的，由综合办公室会同有关部门进行处理:

1、擅自向外公布、泄露档案材料的;

2、擅自涂改档案内容或伪造档案材料的;

3、利用职务便利调取档案资料谋取私利的。对前款所列情形负有责任的单位或直接责任者，要视情节的轻重，给予批评教育或开除处分;触犯法律的，要依法追究责任。

本制度自颁发之日起生效。

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