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单位办公用品领用制度

第一章主题内容与适用范围

为加强我公司办公用品管理，控制费用开支，规范我公司办公用品的采

购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，

特制定本规定。

第二章办公用品的购买

办公用品购买细则

第一条原则

为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，

都应由行政部统一负责。

第二条办公物品的申购

根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向行政经理通报，确定申购

数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要

量将发生变化，也一并向行政经理提出。

第三条采购规定

在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成

本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。

办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型

设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务

求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；

不得受贿，不得索取钱物。

订购单：在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，

则申请部门还必须另填一份订购单，经行政部门确认后，直接向有关商

店订购。

行政部门必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明

订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。

第四条验货

所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、

数量与质量，确保没有问题。

第五条各部门申请办公用品

办公用品原则上由公司行政部统一采购、分发给各个部门。如有特殊情

况，允许各部门在提出“购买办公用品申请表”的前提下进行采购。在

这种情况下，行政部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起

保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。

第三章办公用品的分类、领用及报废处理

第六条办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

1.消耗品：铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便

签、橡皮、夹子等。

2.管理消耗品：签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固

体胶等。

3.管理品：剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档

案袋、票夹、印台等。

第七条管理和发放：

1、办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的

费用标准向使用人发放。

2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根

据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办

公用品使用情况汇总表》。

3、各部门办公用品费用核定及有关规定：

①、办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领

用和发放，严禁先借后领的行为。

②、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和

领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应

经行政经理同意。

③、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用

由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。

④、各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导

审核后，由总经理特批增加该项费用。

⑤、办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月

31日。由人事行政部门出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终

奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。

⑥、各部门及各使用人的办公用品使用标准：每人每月最多领用1支签

字笔，如果保管不好丢失自行负责购买。每周三统一领用办公用品,其

他时间严禁领用办公用品。

⑦、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本、签字

笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧

换新。

⑧、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用

品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理

有关手续。

第八条报废处理

对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名

称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

第四章办公物品的保管

第九条填写清单

所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。

第十条保管

必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实

行防虫等保全措施。

第十一条盘存

办公用品仓库应定期清点。清点工作由行政人员负责。清点要求做到账

物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。

第十二条印刷品与纸张管理

印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随