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医药信息咨询公司数据管理办法

一、总则

1.为加强本医药信息咨询公司数据管理，保障数据的完整性、准确性、安全性和可用性，提高数据利用效率，依据国家相关法律法规和行业最佳实践，结合公司实际情况，特制定本办法。

2.本办法适用于公司内部所有涉及数据处理、存储、传输和使用的活动，包括但不限于医药市场调研数据、行业分析数据、客户咨询数据等。

二、数据管理目标

1.数据质量保障

确保公司所使用和存储的数据质量可靠，无错误、无重复、无缺失，数据内容符合医药行业的实际情况和逻辑规则，为公司的咨询服务提供准确依据。

2.数据安全维护

保护公司数据资产免受未经授权的访问、泄露、篡改和破坏，无论是来自内部员工还是外部威胁，保障公司商业机密和客户信息安全。

3.数据高效利用

通过建立合理的数据架构和管理流程，促进数据在公司各业务环节的高效流通和利用，提升公司业务运营效率和决策科学性。

三、数据分类与分级

1.数据分类

业务数据：包括医药市场调研结果、竞争对手分析报告、客户咨询记录等与公司日常业务直接相关的数据。

管理数据：如公司财务数据、人力资源数据、行政办公数据等用于公司内部管理的数据。

外部数据：从第三方获取的医药行业统计数据、政策法规文件、科研成果等数据。

2.数据分级

机密级数据：涉及公司核心商业机密、客户隐私信息、尚未公开的重要研究成果等，此类数据的泄露将对公司和客户造成重大损失。

重要级数据：如关键业务数据、重要分析报告等，对公司业务决策和运营有重要影响，需要严格的访问控制和保护措施。

一般级数据：包括公开资料、一般性办公文档等对公司影响较小的数据，在满足基本安全要求的前提下可相对宽松管理。

四、数据采集与录入

1.数据采集原则

合法性：数据采集活动必须遵守国家法律法规和相关行业规定，不得通过非法手段获取数据。

相关性：采集的数据应与公司业务需求相关，避免采集无用数据，提高数据采集效率。

准确性：确保采集的数据来源可靠，内容真实准确，对于可疑数据应进行核实。

2.数据采集方式

内部收集：从公司内部各业务部门的工作成果、系统记录中收集数据，如市场调研部门的调查问卷结果、咨询服务部门的客户反馈等。

外部获取：通过合法途径从第三方机构、行业协会、政府部门、专业数据库等获取医药行业数据，如购买市场研究报告、订阅政策法规更新服务等。

3.数据录入管理

建立数据录入规范和流程，明确录入人员的职责和操作要求。录入人员应经过培训，熟悉数据录入系统和相关业务知识。

对录入的数据进行实时或定期的质量检查，包括数据格式、内容完整性、逻辑合理性等方面的检查，发现问题及时更正。

五、数据存储与维护

1.数据存储架构

公司应建立安全可靠的数据存储系统，根据数据类型、规模和使用频率，选择合适的存储设备和技术，如数据库服务器、存储区域网络（SAN）、网络附属存储（NAS）等。

数据存储应遵循分层存储原则，将不同级别的数据存储在不同的存储介质上，例如机密级数据存储在加密存储设备中，重要级数据存储在高可靠性存储设备中。

2.数据存储安全

对存储的数据进行加密处理，尤其是机密级和重要级数据，加密密钥应妥善保管，严格限制访问权限。

实施数据备份策略，定期对公司数据进行全量或增量备份，备份数据应存储在异地的安全存储设施中，防止因本地灾难导致数据丢失。

3.数据维护与更新

建立数据维护计划，定期对存储的数据进行清理、整理和优化，删除无用数据，修复数据错误，提高数据存储效率。

当业务需求、法律法规或数据来源发生变化时，及时更新数据内容，确保数据的时效性和准确性。

六、数据访问与使用

1.访问控制原则

基于数据分级分类结果，实施严格的访问控制策略。只有经过授权的人员才能访问相应级别的数据，授权过程应进行记录。

访问权限的授予应遵循最小化原则，即员工仅被授予完成其工作任务所需的最少数据访问权限。

2.用户认证与授权

建立统一的用户认证系统，员工通过用户名和密码、数字证书或其他身份认证方式登录公司信息系统访问数据。对于高敏感数据的访问，可采用多因素认证方式。

根据员工的工作职责和岗位需求，由数据所有者或授权管理人员进行访问权限的分配和调整，权限变更应及时通知相关人员。

3.数据使用规范

用户在使用数据过程中，应遵守公司数据使用规定，不得擅自将数据用于非工作目的或与公司利益相悖的活动。

对数据的使用应进行审计和记录，包括数据查询、下载、分析等操作，以便追溯数据的使用情况。

七、数据分析与挖掘

1.数据分析流程

数据分析人员应根据公司业务需求和项目目标，制定数据分析计划，明确分析方法、指标和预期结果。

在分析过程中，应使用合法、合适的数据分析工具和技术，确保分析结果的准确性和可靠性。分析结果应以清晰、易懂的方式呈现，如报告、图表等形式。

2.数据挖掘应用