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工程技术资料及档案管理制度

第一章总则

为确保工程技术资料及档案的安全、完整、有效管理，提升工程项目管理效率，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。工程技术资料及档案是记录工程项目全过程的重要文件，包括设计图纸、施工记录、验收报告等，是后续工程评估、维修及追溯的重要依据。

本制度旨在明确管理职责、操作流程及监督机制，确保资料及档案的科学化、规范化管理，实现资源的有效利用和信息的高效流转。

第二章适用范围

本制度适用于本公司所有工程项目的技术资料及档案管理，涵盖以下内容：

1.工程设计阶段的资料管理。

2.工程施工阶段的技术资料和记录。

3.工程竣工后的档案整理和归档。

所有参与工程项目的部门和人员均应遵守本制度。

第三章管理规范

3.1责任分工

1.项目经理：负责项目技术资料的统筹管理，确保资料的完整性和准确性。

2.资料员：具体负责资料的收集、整理和归档工作，确保资料按规定格式存档。

3.技术人员：负责提供相关技术资料和数据，确保资料的真实性和有效性。

4.审计部：定期对资料管理进行审查，确保遵循相关规范和标准。

3.2资料收集与整理

工程项目的技术资料包括但不限于：

-设计图纸（初步设计、施工图、变更图）

-技术规范和标准

-施工记录（工序记录、材料进场记录等）

-验收报告和质量检验记录

-变更通知和相关文件

所有资料必须按时间、类别、项目进行整理，并确保每份资料的唯一性和可追溯性。

3.3资料的归档与保管

1.归档要求：资料归档应遵循“及时、准确、安全”的原则，所有资料应在工程完工后30日内完成归档。

2.保管方式：档案应存放于专用档案室，采取防火、防潮、防盗等安全措施，确保档案的长期保存。

3.档案编号：每份档案应按照统一编号进行登记，建立电子档案管理系统，以便于查找和管理。

第四章操作流程

4.1资料的收集流程

1.工程项目启动后，项目经理需制定详细资料收集计划，并分配责任。

2.各技术人员根据计划，定期将相关资料提交资料员。

3.资料员需对收集的资料进行初步审核，确保资料的完整性和准确性。

4.2资料的整理与归档流程

1.资料员将审核通过的资料进行分类整理，并按规定格式进行录入。

2.归档后，资料员需将归档资料的清单提交项目经理审核。

3.项目经理审核通过后，资料员将资料转入档案室进行存放。

4.3资料的查阅与借用流程

1.查阅或借用资料需填写申请表，说明查阅或借用目的，提交给资料员。

2.资料员审核后，进行登记，并在查阅或借用期间对资料进行妥善保管。

3.借用后，应在规定时间内归还，并由资料员进行登记确认。

第五章监督机制

5.1监督主体

由审计部负责监督工程技术资料及档案的管理工作，定期检查资料的完整性、准确性和保管情况。

5.2监督内容

1.对资料的收集、整理、归档和保管过程进行检查，确保符合本制度要求。

2.定期对档案室进行安全检查，防止火灾、盗窃等安全隐患。

3.针对发现的问题，提出整改意见，并跟踪落实情况。

5.3评估与反馈

1.每半年进行一次资料管理的效果评估，评估结果应形成书面报告，报送公司管理层。

2.设立反馈机制，鼓励员工对资料管理提出建议，以不断优化管理流程。

第六章附则

1.本制度由公司管理层解释，自颁布之日起实施。

2.对于本制度的修订，需经公司管理层审议通过后方可实施。

3.本制度的实施情况将作为年度考核的重要依据。

结语

通过制定和实施工程技术资料及档案管理制度，本公司旨在提高资料管理的规范性和科学性，确保工程项目的顺利推进及后续的有效管理。希望全体员工共同遵守制度要求，为公司的发展贡献力量。