在材料采购购买及询价时有差异怎么处理的制度及流程 .pdfVIP

在材料采购购买及询价时有差异怎么处

理的制度及流程

一、材料采购要求

1、材料处要做到提前询价：由供应商每月提供材料价格表，在价格上有重

大浮动的材料应做到提前告知；

2、建立好材料供应商价格台账表，根据供应商提供的价格表，做好数据记

录，便于需要时对比分析；

3、与优质供应商建立长期合作关系，在相同商品同等价格的条件下，选择

熟悉的供应商合作；

4、建立供应商黑名单制度，对违背市场竞争原则和侵害企业权益的供应商

及时拉黑，让失信者失去机会。

5、在招标、询价及签订合同时，须在询价单及合同等文件中明确：若在日

后的实际采购过程中，发现有供应商对同类产品的价格低于公司采购价格的，公

司有权与原供应商协商以该低价进行交易，若原供应商不接受协商，则公司有权

终止与该供应商的交易并将已供材料退回，或将已供材料按新低价与原供应商进

行结算。若询价处室未在询价时与供应商明确以上要求的，则日后出现异常情况，

必须对询价处室进行处理。若材料处未按此要求与供应商签下合同，则日后按照

合同签订的价格与供应商进行结算，出现的差价部分由材料处承担。特殊材料，

可进行特殊审批。

二、询价差异处理具体流程及办法

询价差异是指对于同等产品在质量、规格、型号等技术参数及付款方式同等

的情况下，各处室询得供应商在价格上存在差异。

1、材料处将总经理审批完的材料档次审批单转发至各职能处室，并在询价

通知上规定该材料的询价完成时间。特殊情况须备注特殊原因。各职能处室对材

料处通知的询价时间及技术参数表存在疑问时，必须立即向材料处询问清楚，不

可盲目进行询价导致工作未做到位，影响工作效率。

2、各职能处室按要求在规定时间内进行询价，并保管好供应商姓名、名称、

联系方式、地址等信息及价格等资料。

3、材料处在规定时间内完成招标询价，并制作好询价表，交给督查处进行

汇签。督查处将原先已询得的价格与材料处的价格进行比对：

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①若督查处价格高于材料处的价格，则在询价表上进行签字确认，表示认同

材料处价格，由材料处收回，进行后续的汇签工作；

②若督查处询得的价格低于材料处的价格，并且各类技术参数都在同等条件

下的情况，则由督查处起草一份情况说明（附件1，第5页）并整理好该供应商

的报价及各类技术参数、付款条件等资料，以供应商信息必威体育官网网址的形式附在汇签单

后，由督查处负责后续汇签工作并及时对材料处出具通报。

4、财务处、土建公司（涉及到水电安装、房产公司的材料则由安装部、房

产工程处签字确认）将审核询价单上的价格，与自己询得的价格进行比较：

①若财务处、土建公司询得的价格高于材料处、督查处询得的价格，则直接

在询价表上进行签字，材料处或督查处收回，进行后续的汇签工作；

②若财务处、土建公司询得的价格低于材料处、督查处询得的价格，对各供

应商提供的价格及各类技术参数、付款方式等进行分析比较，在最终确认询得的

价格无误的情况下，由询价最低的处室对材料处、督查处进行通报处理，并起草

一份情况说明，在询价单后以供应商信息必威体育官网网址的形式附上该供应商的价格及技术

参数等资料，完成余下处室的汇签审核工作。

5、如遇有争议或特殊情况，则由材料处、督查处、财务处、土建公司进行

开会讨论（涉及到水电安装、房产公司等的材料则由安装部、房产工程处参与）。

各处室汇签都须在一日内完成，在汇签审核完成后，由该处室负责供应商的保证

金缴纳事项。在按公司要求缴纳完保证金后，该处室对询价单上的供应商信息进

行完善，并附上所有相关询价资料后，上报总经理进行审批。总经理审批后，由

该处室将原件交予材料处，（如遇需先付定金的情况，由该经办处室负责备用金

申请工作）由材料处按公司制度完成合同签订、采购、验收、材料款审批等后续

工作。

6、若在汇签过程中或总经理审批询价单后，公司其他处室在各类技术参数、

付款方式等条件同等的情况下，询得的供应商价格要低于所有职能处室询得的价

格，则在审批流程完成后，对上述所有职能处室进行通报处理。若原先已与供应

商签订合同，则差价由职能处室承担。若还未签订合同，则由职能处室负责与原

定供应商协商以新的价格交易；若协商未果，则更换供应商，由材料处落实与新

供应商交易的后续工作。

7、处理原则：各职能处室负责询价人员在询价过程中，第一次发生询价差