会务接待与组织方案(课件37张).pptVIP

会务接待与组织

;一、会议接待

二、会场服务与食宿服务

三、会议后勤保障

四、送别参会人员代表

五、会场善后工作

六、会议文件的收集、整理与归档

;案例分析：请柬发出之后;会议要素;基本任务

1、组织的工作

(1)协助领导确定会议议题；

(2)根据议题安排议程、日程；

(3)发会议通知，负责会议报到；

(4)对与会人员进行编组；

(5)布置会场，安排座次；

(6)负责会议签到

(7)会中组织和协调；

(8)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的

联系和组织)。

(9)会议的结束收尾工作。

;2、文秘工作

(1)会议文书、讲话稿的起草；

(2)会议文书编写；

(3)会议文书印发及管理。

（4）会后的文件收集，整理和归档

3、生活管理工作

(1)与会人员的食宿管理；

(2)会议的财务管理；

(3)会议的交通保障；

(4)会议的文化活动；

(5)与会人员的医疗保健。

4、安全保卫工作

(1)会议的必威体育官网网址工作；

(2)会议的警卫工作；

(3)会场内外的安全保卫工作。;会务工作流程图（会前）;会务工作流程图（会中）;会务工作流程图（会后）;案例分析;案例结果;会前准备;会务工作的具体内容;2、确定会议名称

会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。

3、确定会议规模与规格

确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。

会议的规模有大型、中型、小型。

会议的规格有高档次、中档次和低档次。

4、确定会议时间、会期

会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。;5、确定会议所需用品和设备

（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。;6、建立会议组织机构

会务组、宣传组、秘书组、交通组、

接待组、保卫组。

7、确定与会人员名单

出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。

8、确定会议地点

要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。;9、安排会议议程与日程

会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。

会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。

;10、制发会议通知

会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。

会议通知的种类有书信式和柬帖式。

会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。

会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。;11、准备会议文件资料

主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。

12、安排食住行

会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作.

会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。

安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。;13、VIP服务

会议要求确认

设备、物品、音乐

喜好确认

饮食要求、饮水偏好、是否抽烟、是否午休、航班要求…

日程安排

车辆接送、晚餐陪同、出行陪同…

房间确认

是否安静、视野如何、有无异味、设备是否正常、温度是否舒适。

;14、制定会议预算方案

文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用。

15、布置会场

会场桌上物品摆放

会议座次先后顺序

;会议室物品摆放;15、检查会场

（1）方式

现场检查

（2）检查的内容

资料的准备和确认

打印文件、PPT等

设备的准备和确认

投影、相机、音频线、麦克、白板、笔…

其他物品的准备和确认

横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇;会中服务工作