电子邮件礼仪.ppt

**18.回复(Re)或转发(Fw)删除不必要的先前的邮件和/或附件部门助理或联络窗口转发邮件及时转发给相关人员。如不清楚，请示主管一定抄送给原发件人和自己的主管，以便跟进回复错发的邮件由于邮箱地址类似等原因，发件人可能会错发邮件。如果收到别人错发的邮件，请回复发件人“我是XXX，你是否错发邮件？”当然，附上原邮件。第32页,共40页，星期六，2024年，5月**19.如何更新邮件(update)邮件发出后，发现内容有错，或情况有变化，则需更新邮件。用原邮件转发，原主题后加update或—更新,表明这是更新的邮件转发的内容中说明原邮件中哪里有错，更新为新的内容第33页,共40页，星期六，2024年，5月**20.邮件沟通原则跟进对于紧急或重要的事情，应打电话给相关人员，以确定其已收到邮件并明白要做的事避免做邮递员“我发邮件了，他没看”(把责任推给别人)“我收到他的邮件回执，说明他收到邮件了”要确认收件人收到邮件并了解要做什么事情，什么时候要完成，不要只做邮递员第34页,共40页，星期六，2024年，5月**21.缩略语当邮件是发给客户时，请使用规范的缩略语可以使用:ASAP,FYI,FYR,等.不要使用:pls ?pleaseref ?referAttn ?attentionq’ty ?quantityorqtyper ?asperB’R,BstRdgs, ?BestRegardsThks ?thanksorthankyou第35页,共40页，星期六，2024年，5月**22.ConfidentialityNoteConfidentialitynote:TheinformationinthisemailandanyattachmentmaycontainconfidentialandproprietaryinformationofABCCompanyand/oritsaffiliatesmaybeprivilegedorotherwiseprotectedfromdisclosure.Ifyouarenottheintendedrecipient,youareherebynotifiedthatanyreview,relianceordistributionbyothersorforwardingwithoutexpresspermissionisstrictlyprohibitedandmaycauseliability.Incaseyouhavereceivedthismessageduetoanerrorintransmission,wekindlyaskyoutonotifythesenderimmediatelyandtodeletethisemailandanyattachmentfromyoursystem.对于部分法务性邮件或商务性邮件，可能涉及必威体育官网网址资料或所有权资料，这类邮件通常在最后加这样一段文字：第36页,共40页，星期六，2024年，5月**23.发送之前先检查一遍收件人/抄送:收件人和抄送名单是否正确区分?主题:是否反映了邮件内容?正文纠错有没有打字错误、标点符号错误？签名标签: 是否包括所有信息，尤其是您手机号码?(事先在模板中设置好)格式:排版是否整洁、清晰附件: 您是否删除了先前的不必要的邮件和附件? 您是否压缩附件？(大于10MB).图形附件是否正向？附件文档是否正确？第37页,共40页，星期六，2024年，5月**24.邮箱设置你有什么感想？这是由于发件人在邮箱设置中进行了设置，“只顾自己喜欢，不顾别人感受”，这是违背基本社交礼仪的。为了避免收件人遇到这种情况，作为发件人，我们要注意哪些？如果你打开邮箱时发现收到这样的邮件：第38页,共40页，星期六，2024年，5月**邮箱设置注意事项“发件人”栏姓名设置姓名的设置用姓名的中文、拼音、英文名皆可但不要用“难得糊涂”、“孤帆一片”、“北方的狼”、“张总”、“刘主任”、“秦小姐”、“老胡”等申请公司内部邮箱新进员工，如果申请公司内部邮箱，资讯单位应该要有一个邮箱命名规范。按照多数公司的做法，最好使用姓名拼音的某种组合。全体人员的格式要保持统一。以下不统一的格式，让外人看起来就是“公司这