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招投标档案电子化归档范围及安全管理

发布时间：2022-07-16T05:34:08.023Z来源：《科学与技术》2022年第5期第3月作者：罗方

[导读]如今，我国越来越多的事业单位在招投标档案管理中采用电子化的方法，这样可以更好的保证档案安全

罗方

湖南省湘潭市公共资源交易中心411100

摘要：如今，我国越来越多的事业单位在招投标档案管理中采用电子化的方法，这样可以更好的保证档案安全。基于此，本文主要从

招投标档案电子化的有关概述、招投标档案电子化归档的范围、对招投标档案电子档案构成威胁的主要因素以及加强招投标档案电子化安

全管理的有效措施四个方面进行详细分析，以供参考。

关键词：招投标档案；电子化；归档；安全管理

近年来，在我国招投标电子化平台建设日益推进的背景下，在招投标活动中互联网技术以及计算机技术普遍应用，而且实现无纸化办

公。电子档案是全新的档案管理方法，其能够实现档案信息资源共享，也可以远程查询利用，而且对档案管理工作提供更高的要求，将传

统的纸质档案变成电子档案，这是势在必行的。

一、招投标档案电子化的有关概述

（一）基本含义

招投标档案电子化主要是通过电子招投标系统，利用数据电文形式完成的全部或一些行政监督、公共服务等等各项活动。招投标电子

档案运用互联网技术，借助数字证书，从根本上实现电子信息加密以及身份识别，具有很多作用，比如：不可抵赖性以及必威体育官网网址性等等。

（二）特点

一般来说，招投标档案电子化具有诸多特点，具体表现在以下几个方面：第一，加强管理能力。就招投标档案来看，其如实详细记录

招投标活动过程，必须要定期迅速分类归档和整理招投标项目资料，做到安排专门的人负责、科学保管，保证档案是非常完整的，凸显出

档案管理的规范化以及制度化[1]。第二，提升工作效率。电子招投标使传统招投标活动的形式发生变化，不再只是采用纸质的形式来数据

资料、文件等进行记载，开始尝试着将纸质变成计算机电子文件，档案工作人员能够直接在网络以及计算机上进行办结，从资料出现到资

料处理结案都能无纸化，而且在任何时候都可以归档，以防资料出现漏归的情况，确保是十分完整的，迅速方便的查到，提升工作水平和

工作质量。第三，缓解保存压力。相信大家都知道，所有招标项目在项目立卷以及归档结束后，结合储存档案的基本规则，基本上要保存

15年及以上。无疑，若运用纸质材料进行储存，必须要具有相应的储存条件，使用很多人力以及物力，随着每年档案越来越多，储存空间

必定是很大的负担。通过运用电子化的手段进行归档，能够显著减少许多电脑以及纸质耗材，也可以避免在招投标每个环节中出现大量的

纸质材料，这样一来，不仅具有节能环保的效果，而且减少成本。

二、招投标档案电子化归档的范围

就招投标档案电子化归档范围，有关部门的明确规定时招投标活动的整个过程都必须要根据要求进行存档，而且根据招投标的程序先

后正常开展。在招投标活动中出现的具有保存意义的文件档案都必须要归档储藏，结合资料的形式以及以及性质等等来正确判断这些文件

资料是否具有保存的意义。通常，工程建设项目会有很多文件资料，比如：招标备案登记表。建设工程规划许可证以及招标公告信息发布

单等等。政府采购项目通常也有很多文件资料，比如：采购文件、中标通知书以及投标文件接收记录表等等。

但是必须要引起重视的是，由于不同地区招投标有着不同的要求，这就容易造成各种招标方法有着不同的招投标资料名称，而且需要

存档的档案资料范围有所不同。结合在不同阶段招投标活动的特征，通常能够分成五个阶段，第一个阶段是招投标登记的备案阶段，第二

个阶段是招投标文件的备案阶段，第三个阶段是资格预审的备案阶段，第四个阶段是招投标情况书面报告的备案阶段，第五个阶段是合同

的备案阶段[2]。并且将这些阶段需要保存的资料认真归纳总结以及排列，这主要是描述资料排列的先后顺序，也是清楚明确档案存档范

围。招投标活动根据这些阶段进行，为收集资料、整理资料以及资料归档打下良好基础，有着极其重要的意义。

三、对招投标档案电子档案构成威胁的主要因素

（一）协调不当

招投标电子化档案提出档案数据应该保证公开、必威体育官网网址以及安全呢，这是最为重要的。电子文件从刚开始的形成都最后的归档，涉及到

不同科室和不同部门，招投标过程应该运用先进的电子计算机网络系统技术真正实现，而此系统属于有机的整体，必须要妥善协调，由于

计算机是电子文件存在的重要载体来经常转换，电子文件很有可能由于格式以及载体发生变化而导致自身的存在形式也发生变化。若不能

有效协调，就必定会导致信息非常混乱。因此，必须要增强制度建设，利用建