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内控制度之一：合同管理制度

合同管理制度

第一章总则

为加强合同管理，确保合同的合法性、合规性和有效性，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法规，结合公司实际情况，特制定本合同管理制度。本制度旨在规范合同的签订、履行、变更和终止等环节，提高合同管理的科学性和效率，防范合同风险，促进公司业务的健康发展。

第二章适用范围

本制度适用于公司各类合同的管理，包括但不限于：

1.销售合同

2.采购合同

3.服务合同

4.合作协议

5.租赁合同

6.知识产权许可合同

所有涉及公司权益的合同均应遵循本制度的规定。

第三章合同管理职责

3.1合同管理机构

公司设立合同管理办公室，负责合同管理工作的统筹协调。具体职责包括：

1.制定合同管理流程及标准。

2.组织合同审核、签署及备案。

3.监控合同履行情况，处理相关问题。

4.开展合同管理培训，提高员工合同管理意识。

3.2各部门职责

各部门在合同管理中应履行以下职责：

1.合同起草：相关部门负责草拟合同文本，并提交合同管理办公室审核。

2.合同审核：合同管理办公室负责审核合同的合法性、合规性及风险防范措施。

3.合同签署：合同经审核后，由授权人员签署，并进行备案。

4.合同履行：各部门需按照合同约定履行义务，及时反馈履行情况。

第四章合同的签订

4.1合同起草

合同的起草应遵循以下原则：

1.合同内容应明确、具体，避免模糊不清的条款。

2.合同应符合国家法律法规及行业标准。

3.应根据业务需求合理设计合同条款，确保双方权利义务对等。

4.2合同审核

合同审核应包括以下步骤：

1.初审：合同管理办公室对合同文本进行初步审核，确保合同符合格式要求。

2.法律审核：如合同涉及重大法律风险，需法律顾问进行审核。

4.3合同签署

合同签署流程如下：

1.合同审核通过后，由合同管理办公室通知相关部门进行签署。

2.合同应由公司授权代表签署，并加盖公司公章。

3.签署完成后，合同管理办公室负责备案，并将合同副本分发至相关部门。

第五章合同的履行、变更与终止

5.1合同履行

合同履行过程中，各方应遵循以下要求：

1.按照合同约定的时间、地点和方式履行义务。

2.如遇特殊情况，需及时书面通知对方，并协商解决方案。

3.各部门应定期反馈合同履行情况，确保合同实施的透明性。

5.2合同变更

合同变更应遵循以下流程：

1.任何一方要求变更合同条款时，应提前书面通知对方。

2.双方协商一致后，形成书面变更协议，并办理签署和备案。

3.变更协议应明确变更内容、原因及生效日期。

5.3合同终止

合同终止应遵循以下原则：

1.合同履行完毕，自动终止。

2.一方严重违约，另一方有权提前终止合同。

3.合同双方协商一致，可以书面形式终止合同。

第六章合同的监督与评估

6.1监督机制

为确保合同的有效履行，设立合同监督机制：

1.定期对合同履行情况进行检查，发现问题及时处理。

2.合同管理办公室应收集合同履行过程中的反馈意见，并进行汇总分析。

6.2评估机制

合同管理办公室应定期开展合同管理评估：

1.根据合同履行情况及外部环境变化，评估合同管理制度的适用性和有效性。

2.针对评估结果，提出改进意见，优化合同管理流程。

第七章附则

本制度自颁布之日起实施，由合同管理办公室负责解释与修订。制度的修订应根据实际情况及法律法规的变化定期进行。

本制度的实施过程中，各部门应积极配合，共同维护公司合法权益，确保合同管理工作的科学性、规范性和有效性。