第二章-商务便函(2003格式)PPT课件.pptxVIP

新编商务函电孙平1.

第二章商务便函第一节概述第二节商务便函的构成要素和样式第三节商务便函的种类第四节怎样用MEMO发会议通知2.

第一节概述3.

2.1概述商务便函是一种“录以备忘”式的公函,它仅限于企业或公司内部各部门之间使用,而不能用于公司或企业之间的交流其目的主要在于传递信息、通知决定、说明工作程序等它所涉及的一般都是一些需要迅速处理的事情,因此属于随用随写的一种非正式的文函。行文要求清楚明白、简练客观,语气必须坚定4.

2.1概述商务便函一般有比较统一的格式由于商务便函属于非正式文体,因此用语多趋向于口语化一般来说,一封商务便函只陈述一个主题5.

2.1概述写商务便函有以下两个主要目的:Toinformothers.公司内部的信息需要上下贯通，比如说什么时候开会，公司新公布的政策，人事变动等等Topersuadeothers.公司内部的一些决定或策略需要获得其他人的赞同，这时候，就需要通过商务便函来劝说别人同意你的观点6.

2.1概述不同公司的商务便函在格式上略有不同，但总的来说，由以下两大部分组成:Heading(商务便函的函头):在商务便函的起始，接收人期望知道以下几个情况:towhomthemessageisbeingsent，thepersonwhoissendingthemessage，thedatethemessageissent，andsubjectlinethatdescribethecontentsofthemessage7.

2.1概述针对这几个方面，商务便函的函头的栏目往往包括了:(l)“To”Line(2)“From”Line(3)“Date”Line(4)“Subject”Line.8.

2.1概述Mainbody(商务便函的正文):在写商务便函的过程中，有一些需要注意的方面。首先，SubjectLine是Memo中的非常重要的内容。SubjectLine可以是完整的句子，也可以是词组。比如：Subject:PleaseRepairMyComputerSubject:ReviewofNewProductLaunchProcess9.

2.1概述其次，Memo正文的写法力求做到条理清晰，逻辑性强，能很快使接收人理解其间含意。一般的写作步骤如下:Provideanopeningstatement.Providesupportingdetails.Indicateactionorfollow-up.Attachment.10.

第二节商务便函的构成要素和样式11.

2.2商务便函的构成要素和样式商务便函与商务信函在构成要素和样式方面最大区别是：商务便函不使用商务信函所必须的称呼和结尾礼词正文每段开头也不要缩进5格12.

2.2商务便函的构成要素和样式商务便函的构成要素ComponentsofBusinessMemos至少由以下基本要素构成:日期、发送人、接收人、主题和正文还可以根据需要增加：函头、必威体育官网网址、序号、接收人清单、续页、附件、抄送、标识、署名、回复13.

2.2商务便函的构成要素和样式日期TheDate公司便笺一般都印有Date字样，你只需在后面填上日期就行发送人TheWriter公司便笺一般都印有From字样，在后面写上自己的名字，有时，还可以注明自己的职务。如：From:HenryMander,GeneralManager亨利·曼德(总经理)FROM:GraceFrick，Director,Sales格雷斯·弗里克(销售部经理)14.

2.2商务便函的构成要素和样式接收人TheRecipient便笺一般都印有To字样，在其后填上接收者的姓名，也可注明对方职务如接收人较多，可在正文后列份接收人清单，并在To后做相应标注。如：To:Seedistributionlist见接收人清单To:Seebelow见接收人清单15.

2.2商务便函的构成要素和样式主题TheSubject便笺一般都有印Subject或Re字样，你要用高度概括的语言把该函的主要意思写出来，让对方一看即知内容，最好10个词以内，或仅占一行。如：AProposaltoChangetheFormulaforCalculatingRetirees’Benefits变更退休员工福利计算方式的建议ReducingEnergyCostsintheShanghaiOffi