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进货查验及索证索票记录制度

第一章总则

为规范公司进货查验及索证索票的管理工作，确保采购活动的合法性、合规性及有效性，提升公司整体运营效率，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。

本制度旨在明确进货查验及索证索票的流程、责任分工及监督机制，以确保所有进货的质量和合规性，为公司的持续发展提供保障。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有采购及进货环节，涉及的部门包括但不限于采购部、仓储部、质量管理部及财务部。所有参与采购及进货的员工均需遵守本制度。

第三章制度依据

1.《中华人民共和国合同法》

2.《中华人民共和国反不正当竞争法》

3.《中华人民共和国税收征收管理法》

4.《企业内部控制基本规范》

5.其他相关法律法规及公司内部规定

第四章管理规范

4.1进货查验

1.查验内容

进货查验应包括以下内容：

-产品名称、规格、数量与采购合同一致

-产品外观、包装、标识完整

-检测报告、合格证书等相关证明文件齐全

2.查验责任

-采购部负责对到货商品的初步查验，确认数量及外观。

-质量管理部负责对产品质量进行深入查验，必要时进行抽样检测。

3.查验记录

每次查验应填写《进货查验记录表》，记录查验结果，并由查验人员签字确认。

4.2索证索票

1.索证要求

在进货前，采购部需向供应商索取以下证件：

-营业执照复印件

-税务登记证复印件

-相关产品的合格证书及质量检测报告

2.索票要求

每次采购应索取以下票据：

-购货发票

-运输单据

-其他相关票据（如付款凭证等）

3.索证索票记录

采购部需建立《索证索票记录表》，详细记录所索取证件及票据的情况，并存档备查。

第五章操作流程

5.1进货流程

1.采购申请

各部门根据实际需求提出采购申请，填写《采购申请表》，提交至采购部。

2.选择供应商

采购部根据公司供应商管理制度，选择合适的供应商，并与其进行洽谈。

3.签订合同

确认供应商后，采购部应与其签订采购合同，明确交货时间、数量、质量标准及价格等条款。

4.货物到达

货物到达后，采购部应及时通知仓储部进行验收，并安排相关人员进行查验。

5.查验与记录

按照第4章的要求进行查验，确认无误后填写《进货查验记录表》，并由相关人员签字。

6.索证索票

采购部对照合同要求索取相关证件及票据，填写《索证索票记录表》，确保合规性。

7.入库

查验合格并索取齐全证件及票据后，仓储部方可将货物入库，并更新库存信息。

5.2记录与归档

1.所有的记录表格及相关证件、票据应按年度分类存档，便于日后查阅。

2.记录需由相关责任人签字确认，确保信息的真实性与有效性。

第六章监督机制

6.1监督职责

1.质量管理部

负责对进货查验及索证索票工作的监督与指导，定期检查相关记录的完整性和合规性。

2.财务部

负责对索票的合规性进行审核，确保所有票据符合税务要求。

3.审计部

定期对进货查验及索证索票的实施情况进行审计，评估制度执行效果，提出改进意见。

6.2违规处理

如发现有违反本制度的行为，依照公司相关管理规定进行处理，情节严重者可依法追究其责任。

第七章附则

1.本制度由质量管理部负责解释，自发布之日起实施。

2.本制度的修订应根据法律法规、公司政策或管理需要进行，修订流程应经过管理层审批。

3.本制度的实施情况应定期评估，并根据实际情况进行调整和完善。

通过以上制度的制定与实施，公司将有效提高进货查验及索证索票的管理水平，确保采购活动的合规性与有效性，为公司的可持续发展提供重要保障。