秘书公文写作知识：公文的修改.pdf

⼀、公⽂修改的必要性

契诃夫说：“写的好的本领就是删掉写的不好的地⽅的不好的本领。”修改是成⽂过程的必经阶段，通过修改使认识由浅

⽽深，使材料由粗⽽精，使结构由疏⽽密，使语⾔由繁⽽简，成为佳作，对提⾼写作能⼒⼤有益处。所以，古今外的思想家

⽂学家学者都⾮常重视⽂章的修改，那么修改从哪些地⽅⼊⼿呢？

（⼀）修改主题

修改时⾸先要看主题是否集、明确、前后⼀致，还要检查⽂章所表达的思想观点与现⾏的法律法规⽅针政策是否⼀致，

看看材料能否为主旨或观点服务，写作意图是否表达清楚，对错误的、模糊的和肤浅的地⽅要进⾏修正。现实⽣活对公⽂主

题把握不好造成的错误很多在这⾥略举⼀⼆，⽐如，由于⽂秘⼈员对公⽂主题的把握不准确，使标题偏离了主题。如⼀份简报

反映某市根据农副产品市场供应情况，有计划地提⾼了⼀部分农副产品的收购价格，全市农副产品收购价格总⽔平⽐上年上升

16.1%,从⽽调动了京郊农民发展农副产品的⽣产积极性。原标题是这样拟写的：《1987年某市农副产品收购价格总⽔平上升

16.1%》，很明显这个标题只反映了该⽂的⼀部分内容，⽽该⽂的主要内容却没能概括进去，这份简报被采⽤时，将标题改为

《某市运⽤价格杠杆促进农副产品⽣产》，这就⽐较准确的概括了全⽂的意思。

在⽇常的公⽂写作，由于某些⽂种⾏⽂⽅向相同⽽且⽂种⼜很相近，造成了⽂种的错选，⽐如，请⽰和报告、请

⽰和函以及公告和通告等⽂种就经常被混⽤。有的单位为了办事顺利，向不相⾪属的有关主管部门请求批准时，故意

将函⽤成请⽰。再次，有少数⽣造⽂种的现象。使⽤规范的⽂种，是公⽂与⾮公⽂相区别的最显著的特征之⼀。但在实际

的公⽂写作，却出现了少数使⽤党和国家公⽂法规规定以外的⽂种，诸如汇报、批⽰等，这些⽣造⽂种的现象，影响了

公⽂的规范性、严肃性和权威性。如××⼤学关于教学⼯作情况的汇报，将汇报作为公⽂⽂种来使⽤，极不规范，应改为报

告。

（⼆）修改格式

《国家⾏政公⽂处理办法》对格式、标准有明确的规定应参照执⾏。但在具体⾏⽂仍出现这样或那样的错误如：

排版规格不当。如公⽂标题应在红⾊（⿊⾊）反线下空２⾏处，函的公⽂标题在发⽂字号下空2⾏处，居排布，⽤２号

⼩标微软雅⿊字，正⽂⽤３号仿微软雅⿊字，⼀般每页排２２⾏，每⾏排２８个字。如果字数偏多，则分⾏排列，分⾏时不要

把各⾏上下对齐排成等长可视字数多少居排成⼀⾏或⼆⾄三⾏，不得将两个字以上的词拆开排在不同⾏的⾸尾，要做到语意

完整、排列对称、间距恰当。⽽在实际操作往往是各⾏其是，严重影响了公⽂的严肃性。这⾥有⼀个公⽂标题排列不恰当的

例⼦：

某某市城乡建设管理委员会

关于解决京⼴铁路沿线武汉城区段部分

景墙建设经费的请⽰

为加快京⼴铁路沿线某城区段综合整治步伐，美化铁路沿线景观，根据京⼴铁路沿线某城区段综合整治规划，经市政府研

究同意在……兴建……的景墙。……

这份请⽰，要求解决修建沿铁路⼲线⼏个城区段景墙建设经费问题。但是这⾥的标题排列是城区段与部分相连，两者复指，即

部分就是城区段，城区段等于部分，这样理解就成了要求解决的是某的城区段部分的全部景墙的建设经费问题。正确的排列

是

某市城乡建设管理委员会

关于解决京⼴铁路沿线武汉城区段

部分景墙建设经费的请⽰

要想真正掌握公⽂的格式就必须提⾼认识，增强做好公⽂格式规范化⼯作的⾃觉性。⼀⽅⾯各级⾏政机关的负责⼈不仅要

在思想上⾼度重视公⽂处理⼯作，⽽且应当在实践模范遵守《办法》，并加强对本机关公⽂处理⼯作的领导和检查，维护公

⽂的严肃性和权威性；另⼀⽅⾯具体从事公⽂办理的⼈员要抱着⾼度负责的态度和精益求精的精神，认真做好公⽂格式规范化

⼯作。当前，要通过各种有效形式，⼴泛、深⼊地学习、宣传《办法》，对《办法》和《格式》进⾏深⼊系统地学习，掌握公

⽂写作的格式，推进公⽂写作的标准化进程。

（三）修改材料

公⽂写作要求材料真实、典型和充实。因此要检查⽂章是否详实，有没有多余的材料，祥略是否得当。同时还要审核材料

的真实性和典型性。对不真实，不典型，也就是剔除那些繁杂的⽆价值的与主题⽆关的材料，对缺少的材料要适当增补。

（四）修改结构

好的⽂章结构完整、严谨，层次分明、⾸尾圆合、迂曲多变，主题能明确地表达出来，形成⼀个完美的艺术整体，如果结

构松弛，层次混乱，宾主⽆序，就必须修改。公⽂写作也要求结构严谨、完整和有条理。因此，要检查⽂章的内部结构是否合

理，是否符合⽂体要求。不合理的不符合要求的应进⾏相应的调整。

（五）修改语⾔

锤炼