WIAM401-1(1.5CLN)代号编码须知.doc

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代号编码和业务印章制作管理规定

InstructionforManagementofCodesandNumbersandStampsUsed

inSurveyBusiness

目录

1、目的

2、适用范围

3、定义

4、总则

5、职责

6、代号和编码的管理规定

7、印章的规划

8、印章的制作和发放

9、归档

10、附录

版本号

修改页次

修改原因

1.5

1.4

1.3

1.2

1.1

1.0

附录1

附录1

附录1

3，附录1

附录1

全部

根据机构调整，做进一步完善

根据机构调整，做进一步完善

根据机构调整，做进一步完善

根据机构调整，做进一步完善

根据机构调整，做进一步完善

根据QSCS2000，做进一步完善

编写

审核

会签

批准

批准日期

范玥

杨光

王晨

江立群

1.目的

本规定明确了本社各业务主管部门、各单位以及有关业务部门的代号、编码管理办法，旨在保障全社各单位代号、编码的统一性，利于各项业务活动的正常进行。

同时明确了本社检验业务主要用章的规划、制作、发放环节的管理要求，旨在保障业务用章有计划地安排制作，保质按时投入使用，确保业务正常开展。

2.适用范围

2.1本规定适用于各业务主管部门、各单位及规范、培训及审图业务的代号和编码。

2.2船舶、海工、产品、审图以及ISM认证业务印章。

3.定义

3.1本社《质量手册》的定义适用本程序

3.2业务印章：指本社用于船舶、海工、产品、图纸鉴定和ISM认证等入级和法定服务活动印章。

4.总则

本社主要业务印章实行统一规划，统一制作。

5.职责

5.1总部总裁办负责全社代号、编码的规划和管理工作。

5.2总部总裁办负责全社业务印章的规划和制作，发放工作。

5.3各业务主管部门负责协助设计新业务印章印模工作。

5.4各业务主管部门、各分社、办事处负责向总裁办提出所需印章或换新印章的种数和数量等要求。

5.5业务印章的使用和使用的管理由各使用部门和单位负责规定。

6.代号和编码的管理规定

6.1本社的代号实行一一对应关系，代号原则上由机构英文名称中的两个英文字母组成。

6.2各单位所属部门的代号，由各单位参照总部部门代号制定，原则上应同总部相应部门采用同样代号，不对应的部门采用的代号应避免与社编制的代号重复。

6.3本社各业务主管部门和单位的编码实行一个单位一个编码，编码由三位数组成，其中第一位表示：

“０”设在中国国内的机构；

“１”设在亚洲（不含中国国内）的机构；

“２”设在欧洲的机构；

“３”设在美洲的机构；

“４”设在大洋洲的机构；

“５”设在非洲（及其他国家和地区）的机构。

第二、三位表示CCS在该地区机构的流水号。

6.4不从事对外检验发证业务的部门和单位，原则上不进行编码。

6.5本社新设立部门和单位时，由总裁办根据规划核定其代号和编码，并行文公布。

6.6本社各业务主管部门、各单位的代号可以用于公文处理、证书、报告标识、计算机处理等业务中。

6.7本社各业务主管部门、各单位的编码用于业务印章的规划和编制或其它活动中。

6.8本社各部门、单位均不能自行编制和采用代号及编码。

6.9以二级分社名义对外从事检验发证业务的办事处仅授予代号，检验发证时则使用所属分社业务印章。

7.印章的规划

7.1总部总裁办根据各业务主管部门的需求，在其配合下统一规划各类业务印章的印模、制作数量和发放范围。

7.2本社主要业务印章采用统一编号管理，一个业务主管部门或单位只对应一个编号。

7.3主要业务印章的编号的组成

XXXX

①②

①表示印章种类，分别是

Ｃ：表示证书印章

Ｅ：表示签证印章

Ａ：表示图纸鉴定批准章

Ｎ：表示图纸鉴定备查章

Ｒ：表示图纸复查和核查章

②表示编码，各业务主管部门和单位编码见附录1“总部各部门、各单位代号、编码表”

8.印章的制作和发放

8.1印章的制作、发放见“业务印章制作管理流程图”

8.2各业务主管部门和单位均不能自行制作或仿制业务印章。

9.归档

9.1公布代号和编码的公文及相关的文件由总裁办负责收集、整理、归档，保存期限为长期。

9.2印章管理过程中产生的下列文件由社总裁办负责立卷、归档，保存期限为长期：

①人事处通知或使用部门的更新申请函电

②印章印模和发放记录

10.附录

附录1总部各部门、各单位代号、编码表

附录2业务印章制